Product Informatie Management in Retail en Wholesale

Retailers en groothandels hebben vaak te maken met veel verschillende leveranciers. Deze leveranciers bieden prijslijsten of productsheets met productinformatie allemaal op een eigen manier aan. Om het nog complexer te maken verschilt de frequentie van aanleveren per leverancier, werken sommige leveranciers met bruto prijzen en anderen weer met korting. Ook zijn er leveranciers die de productstatus (nieuw, end of life enzovoort) aangeven en anderen weer niet. Aan de retailer en groothandel om hier steeds weer op in te spelen. Wat veel tijd en energie kost. Dit gaat weer ten koste van de “time to market” van nieuwe producten of van de beschikbare tijd om productinformatie te verbeteren.

In deze situatie kan een Product Informatie Management systeem de oplossing bieden. Het is dan wel belangrijk om ervoor te zorgen dat het PIM systeem is voorbereid om ruwe productinformatie afkomstig van meerdere leveranciers te verwerken. Hieronder elf tips hoe om te gaan met deze complexere situaties:

1. Een standaard product sheet voor het aanleveren van productinformatie?

Regelmatig komen wij organisaties tegen die van plan zijn om alle leveranciers een standaard (Excel) product sheet te sturen, die zij moeten gebruiken om productinformatie aan te leveren.

Dit lijkt op het eerste gezicht een goed idee. Het betekent namelijk dat alle leveranciers productinformatie op uniforme wijze aanleveren. De praktijk is weerbarstiger. Lang niet alle leveranciers zullen meewerken aan dit verzoek.

Toch is het de moeite waard om te onderzoeken of leveranciers willen meewerken. Met name in een situatie met veel kleine leveranciers kunnen zij bereid worden gevonden om te werken met een standaard product sheet die in de PIM solution kan worden ingelezen.

2. Aansluiten bij een industrie standaard

In een branche waar een industriestandaard (zoals GS1 of TecDoc) gebruikt wordt, heb je het voordeel dat je kan beginnen bij deze standaard. Onderzoek dus altijd of er in de branche waar je actief bent een standaard wordt gehanteerd voor productinformatie vastlegging en uitwisseling.

3. Laat leveranciers het werk doen

Wanneer leveranciers meer productinformatie kunnen aanleveren dan slechts een prijslijst, is het verstandig hier gebruik van te maken en in kunt lezen in het PIM systeem. Het is werk dat jij of je collega’s niet hoeven te doen. Het is dan wel van belang dat in de PIM software producteigenschappen (attributen) voor inlezen aangemaakt kunnen worden, of extra attribuut waarden voor inlezen automatisch aan een producteigenschap kunnen worden toegevoegd.

4. Eisen aan de PIM oplossing

Niet onbelangrijk natuurlijk, de eisen aan een PIM oplossing die geschikt is voor deze situatie.

5. Vermijd zoveel mogelijk handmatig werk

De sleutel tot succes is het voorkomen van handmatig opvoeren van product content. Dit scheelt tijd, geld en fouten. In een situatie waarbij je veel leveranciers moet ontsluiten, is het dus belangrijk om te werken met een PIM systeem waar product content afkomstig van leveranciers of andere bronnen (denk aan CNET, GS1 etc.) automatisch ingelezen kunnen worden.

6. Makkelijk nieuwe leveranciers kunnen toevoegen aan PIM

In het geval van veel leveranciers, moet een nieuwe leverancier gemakkelijk aangemaakt kunnen worden. En moet de product sheet die deze leverancier gebruikt gemakkelijk ingelezen kunnen worden in de PIM oplossing.

Er zijn PIM systemen die geschikt zijn voor het onboarden van veel verschillende productsheets, en er zijn PIM systemen die hier minder geschikt voor zijn. Het is belangrijk dat het PIM systeem dat je gebruikt voorzien is van een flexibel “mapping mechanisme”, waarbij je de verschillende productsheets die gebruikt worden door leveranciers gemakkelijk kunt koppelen. En waar nodig, in de toekomst kunt aanpassen. Bijvoorbeeld in het geval dat een leverancier een extra kolom toevoegt aan een product sheet.

Wanneer je een PIM oplossing gebruikt waarin het toevoegen van nieuwe leveranciers gemakkelijk werkt, zal je zien dat je snel grip krijgt op een grote groep van aanleverende leveranciers.

7. Automatiseren

Zorg ervoor dat je PIM software kiest die in staat is om nieuwe product content automatisch te optimaliseren. Denk aan de mogelijkheid om nieuwe producten automatisch te classificeren, veldwaarden automatisch te converteren op basis van referentie tabellen of het valideren van veldwaarden en eigenschappen op “product completeness” en juiste veldnotatie. Dit scheelt enorm veel handmatig invoer- en controle werk.

8. Verwerken van updates

Het is belangrijk dat de PIM software ook product updates bij bestaande producten in het PIM systeem afkomstig van leveranciers automatisch kan verwerken. Dit zorgt ervoor dat het beheerde productportfolio in PIM actueel is en blijft. Bovendien scheelt het enorm veel tijd in handmatige aanvullingen en correcties.

9. Rapporteren

Gebruik PIM software waarbij gerapporteerd wordt welke product content van welke leverancier op welk moment wel / niet succesvol is ge-upload of ge-update in PIM. Hierdoor is er op elk gewenst moment inzicht in beschikbare nieuwe producten en ge-update producten. Dit kan gecombineerd worden met een workflow in het PIM systeem waarbij nieuwe producten door verschillende afdelingen worden verrijkt en approved voor publicatie in de aangesloten verkoopkanalen.

10. Productdata kunnen ontdubbelen

In veel situaties komt het voor dat meerdere leveranciers hetzelfde product leveren. Het is dan belangrijk dat de PIM software dit herkent. Zodat er op een product 2 leveranciers komen, en het product niet 2x in de PIM oplossing wordt opgenomen. Ook kan het handig zijn dat ingericht kan worden welke leverancier leidend is voor opname van omschrijvingen, producteigenschappen enzovoort.

11. Werk samen

Vele handen maken licht werk. Dus tot slot, werk samen met de teams en professionals binnen je organisatie om product content van nieuwe producten zo efficiënt mogelijk te optimaliseren. Bekijk hiervoor ook de tips in de blog hoe organiseer je product content creatie voor een groter assortiment?

Meer weten over het ConnectingTheDots PIM systeem en hoe wij van toegevoegde waarde kunnen zijn voor jouw business? Neem dan contact op of vraag de demo aan!