Door Joris Polhaar, Sales Consultant
Excel vervangen door een PIM-systeem.
Iedereen die ooit productdata in Excel heeft beheerd, kent het gevoel: de eerste paar bestanden zijn overzichtelijk en werkbaar, maar naarmate het assortiment groeit, leveranciers nieuwe formaten sturen en de webshop meer velden vraagt, ontstaat chaos. Bestanden raken zoek, formules lopen stuk en er sluipen fouten in die direct zichtbaar worden voor jouw klanten.
Voor veel middelgrote bedrijven is dit het moment waarop Excel niet langer volstaat. De oplossing? Een PIM-systeem(Product Informatie Management).
Excel loopt vast bij groei.
Excel voelt vertrouwd. Vrijwel iedereen kan ermee werken en in de beginfase lijkt het ideaal: je zet alle productinformatie in tabellen en maakt er exports van voor de webshop of marketplace.
Maar na verloop van tijd stapelen de problemen zich op:
- Versiebeheer:verschillende afdelingen werken met hun eigen bestanden. Welke is nu de laatste versie?
- Foutgevoelig:één verkeerde cel of formule leidt tot verkeerde prijzen of ontbrekende afbeeldingen.
- Niet schaalbaar:elke marketplace of webshop vraagt om zijn eigen formaat. Dat betekent eindeloos kopiëren, knippen en plakken.
- Traagheid:bestanden worden zo groot dat ze traag openen of zelfs vastlopen.
Dit kost niet alleen tijd, maar ook omzet. Want klanten verwachten complete, kloppende productinformatie. Eén fout kan leiden tot frustratie, gemiste orders of onnodige retouren.
Het alternatief: een PIM-systeem als centrale bron.
Een PIM-systeem is ontworpen om productdata centraal te beheren en gestructureerd te verrijken. In plaats van losse Excel-bestanden werk je met één centrale omgeving waarin alle informatie samenkomt: specificaties, omschrijvingen, prijzen, afbeeldingen en classificaties.
De kracht van een PIM ligt in:
- Consistentie:productdata is overal gelijk, van webshop tot marketplace.
- Validatie:het systeem voorkomt dat verkeerde waarden worden ingevoerd.
- Schaalbaarheid:nieuwe producten en leveranciers voeg je eenvoudig toe.
- Snelheid:nieuwe artikelen staan sneller online, omdat de data direct compleet is.
Plan een demo en ontdek hoe een PIM jouw processen kan versnellen.
Praktijkvoorbeeld: THEBO.
Een mooi voorbeeld van een midmarket bedrijf dat deze stap heeft gezet, isTHEBO. Dit familiebedrijf runt meerdere webshops in Nederland en België, waaronder koelingoutlet.be en horecavaatwassershop.nl.
Net als veel andere bedrijven startte THEBO met Excel-bestanden om productinformatie te beheren. Leveranciers stuurden data in allerlei formaten, die handmatig werden verwerkt. Dat kostte enorm veel tijd en leverde fouten op in de webshops.
Samen met ConnectingTheDots maakte THEBO de overstap naar een PIM-systeem, gecombineerd met de Import & Onboarding. Het Import & Onboarding-domein zorgt ervoor dat alle leveranciersdata, ongeacht formaat of bron, automatisch wordt geconverteerd en klaargezet in PIM.
De resultaten voor THEBO:
- Minder handwerk:geen uren meer kwijt aan handmatig kopiëren en corrigeren.
- Snellere productlancering:nieuwe producten staan sneller online.
- Consistente data:klanten zien in alle webshops dezelfde, betrouwbare informatie.
Voor THEBO betekende dit niet alleen een enorme tijdsbesparing, maar ook meer grip op hun groeiende assortiment.
Stappenplan: zo maak je de overstap van Excel naar PIM.
Een migratie naar een PIM-systeem vraagt om voorbereiding. Met dit vijfstappenplan wordt de overgang een stuk overzichtelijker.
1. Data opschonen
Begin met het opruimen van jouw huidige data. Verwijder dubbels, standaardiseer kleuren, maten en valuta, en vul ontbrekende waarden aan.
2. Data modelleren
Bepaal welke attributen essentieel zijn voor jouw producten. Voor kleding gaat het om maat en materiaal, voor horeca-apparatuur om voltage en capaciteit.
3. Data mappen
Koppel jouw Excel-kolommen aan de velden van het PIM-systeem. Voorbeeld:
- Excel: “Productnaam” → PIM: “Titel”
- Excel: “Omschrijving” → PIM: “Long description”
- Excel: “Kleur” → PIM: “Attribuut: kleur”
4. Testimport uitvoeren
Importeer een kleine dataset en check of alles klopt. Corrigeer waar nodig, pas daarna importeert je de volledige dataset.
5. Opschalen
Is de test geslaagd? Dan schaalt je op naar alle producten, leveranciers en kanalen.
Tip:werk altijd met CSV-bestanden in plaats van XLSX, splits productgroepen (zoals kleding, apparaten en accessoires) en gebruik URL’s voor afbeeldingen en documenten.
De rol van het Import & Onboarding-domein.
Veel bedrijven zien op tegen de overstap, omdat leveranciers data in allerlei formaten aanleveren. De Import & Onboarding van ConnectingTheDots neemt dit obstakel weg.
Het Import & Onboarding-domein converteert automatisch data naar het juiste formaat, valideert de inhoud en laadt de informatie direct in het PIM-systeem. Of een leverancier nu Excel, CSV of XML gebruikt: het Import & Onboarding-domein zorgt voor schone, complete productdata die klaarstaat voor publicatie.
De voordelen van een PIM-systeem voor midmarket-bedrijven.
Een PIM-systeem levert veel meer op dan alleen schone productdata. Het creëert structuur en samenwerking door de hele organisatie heen:
- Samenwerken
Marketing, inkoop en e-commerce werken allemaal in hetzelfde systeem. Geen losse Excels meer, maar één bron van waarheid.
- Traceability
Elke wijziging is herleidbaar. Je ziet wie iets heeft aangepast, wanneer en waarom. Dat geeft controle en vertrouwen.
- Rechten en rollen
Niet iedereen hoeft overal bij te kunnen. Met rollen en rechten beheert je precies wie wat mag aanpassen.
- Efficiëntie
Nieuwe producten zijn sneller online omdat data compleet en direct beschikbaar is.
- Betere klantervaring
Klanten zien consistente en volledige productinformatie. Dat leidt tot hogere conversie en minder retouren.
Download gratis onze gids: De verborgen kosten van Excel voor productdata.
Veelgestelde vragen over PIM-systemen.
Een Product Informatie Management (PIM) systeem centraliseert productdata en zorgt voor consistente informatie in alle kanalen.
Excel is handig in de beginfase, maar niet schaalbaar. Een PIM voorkomt fouten, biedt traceability en maakt samenwerking makkelijker.
Kijk naar jouw assortiment, het aantal leveranciers en kanalen. Kies een PIM dat aansluit bij jouw businessmodel en schaalbaarheid biedt.
Dat verschilt per bedrijf, maar met goede voorbereiding en tools zoals het Import & Onboarding-domein kan dit vaak in enkele weken.
Conclusie: productdata hoort in een PIM-systeem
Voor midmarket bedrijven is de conclusie helder: Excel is een prima startpunt, maar geen duurzame basis. Zodra je groeit in producten, leveranciers en verkoopkanalen, wordt een PIM-systeem onmisbaar.
Het biedt:
- Eén centrale plek om samen te werken aan productdata.
- Traceability en controle over elke wijziging.
- Rechten en rollen om verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen.
- Snellere processen en minder fouten.
- Betere productinformatie voor klanten, met directe impact op omzetgroei.
Wil je productdata niet langer ervaren als bottleneck, maar inzetten als groeimotor? Dan is de overstap naar een PIM-systeem de enige logische stap.
ConnectingTheDots helpt bedrijven zoals THEBO om deze stap succesvol te zetten. Met de combinatie van een krachtig PIM-systeem en onze Import & Onboarding wordt productdata niet alleen beheersbaar, maar een strategisch voordeel voor jouw hele organisatie.
Plan een gratis demo en ontdek hoe jouw organisatie kan groeien met een PIM-systeem.
Meer over Excel vs PIM midmarket
In de praktijk laat Excel vs PIM midmarket zien hoe productdata sneller en consistenter beschikbaar komt. Door Excel vs PIM midmarket centraal te zetten verklein je het risico op fouten en versnel je je time-to-market. Een doordachte aanpak van Excel vs PIM midmarket maakt je organisatie schaalbaarder en futureproof.
Wil je meer halen uit Excel vs PIM midmarket? Begin klein en bouw je aanpak rond Excel vs PIM midmarket stap voor stap uit. In de praktijk laat Excel vs PIM midmarket zien dat een gestructureerde werkwijze loont en dat Excel vs PIM midmarket schaalbaar wordt. Door Excel vs PIM midmarket te verankeren in je dagelijkse processen, maak je de waarde van Excel vs PIM midmarket meetbaar.
Het grootste nadeel van Excel is het gebrek aan een centrale, gevalideerde bron voor productdata. Dit leidt tot inconsistenties, duplicaten en handmatige fouten wanneer productinformatie over meerdere kanalen moet worden beheerd.
Nee, steeds meer mid-market bedrijven implementeren PIM. Door de groei van e-commerce en de complexiteit van productdata, wordt een PIM essentieel voor bedrijven van elke omvang die efficiënt en schaalbaar willen opereren.