Door Joris Polhaar · 8 min leestijd · bijgewerkt
Wat is een PIM-systeem? Definitie, functies en voordelen.
Product Informatie Management
Een PIM-systeem (Product Informatie Management) is software waarmee je productinformatie centraal beheert, verrijkt en publiceert. Het vormt één betrouwbare bron voor webshop, marketplaces en andere verkoopkanalen.
Productdata staat zelden netjes op één plek. Prijzen komen uit ERP, specificaties van leveranciers, afbeeldingen uit DAM en commerciële teksten uit marketing.
Zolang het assortiment klein blijft, is dat nog te overzien. Maar zodra producten, leveranciers, kanalen en teams toenemen, ontstaat versnippering. Verschillende systemen vertellen iets anders over hetzelfde product, wijzigingen worden dubbel uitgevoerd en fouten schuiven door naar webshop en marketplace.
Een PIM-systeem brengt die informatie samen en bepaalt welke data uiteindelijk geldt.
In dit artikel lees je wat een PIM doet, wanneer je er één nodig hebt en hoe het zich verhoudt tot ERP, DAM en MDM.
Wat doet een PIM-systeem echt?
Een PIM is niet alleen een centrale database voor productinformatie. De echte waarde ontstaat wanneer het systeem bepaalt hoe productdata wordt gestructureerd, gecontroleerd, verrijkt en doorgezet naar elk kanaal.
Een PIM-systeem haalt productdata op uit bronnen zoals ERP, leveranciers en DAM, brengt structuur aan via een datamodel, dwingt kwaliteit af met workflows en validatieregels en publiceert per kanaal de juiste velden, taal en format.
Daardoor werken inkoop, marketing, e-commerce en andere teams vanuit dezelfde productinformatie. Elk verkoopkanaal krijgt vervolgens precies de informatie die het nodig heeft, in de juiste vorm.
Bronnen
ERP · leveranciers · datapools · DAM · Excel/CSV
PIM-systeem
Importeren · structureren · verrijken · valideren · beheren
Kanalen
Webshop · marketplaces · apps · catalogi · partners
Het resultaat is niet simpelweg één plek met productdata, maar één gecontroleerde productdataflow.
Alles wat een product verkoopklaar maakt, hoort bij elkaar.
Een product bestaat voor een klant uit veel meer dan een artikelnummer. Titel, specificaties, afbeeldingen, varianten, categorieën en kanaalcontent moeten samen één kloppend geheel vormen.
Productnamen en omschrijvingen
Van commerciële productteksten tot korte titels voor marketplaces.
Specificaties en attributen
Denk aan afmetingen, materiaal, kleur, vermogen, capaciteit en technische kenmerken.
Varianten en productrelaties
Zoals maten, kleuren, bundels, accessoires, alternatieven en gerelateerde producten.
Afbeeldingen en media
Productafbeeldingen, documenten, handleidingen, video en andere digitale assets.
Categorieën en classificaties
Voor een consistente indeling binnen assortiment, webshop en externe standaarden.
Kanaal-, taal- en marktvarianten
Verschillende content per land, taal, merk, webshop of marketplace.
Wanneer Excel, ERP en losse bestanden niet meer genoeg zijn.
De meeste organisaties beginnen niet met een PIM. Ze beginnen met ERP, spreadsheets, leveranciersbestanden en misschien een DAM.
Dat werkt prima, totdat het assortiment groeit, meer mensen dezelfde data bewerken en ieder kanaal andere eisen stelt.
- Je beheert honderden of duizenden producten.
- Je ontvangt productdata van meerdere leveranciers.
- Je verkoopt via meerdere webshops, marketplaces of andere kanalen.
- Productinformatie staat verspreid over verschillende systemen en bestanden.
- Meerdere teams werken aan dezelfde productdata.
- Je werkt met meerdere talen, landen of merken.
- Nieuwe producten online zetten kost te veel tijd.
- Veel handwerk is nodig om productdata compleet en correct te krijgen.
Een PIM wordt dus niet noodzakelijk omdat je "veel productdata" hebt, maar omdat de complexiteit rondom die data te groot wordt om handmatig te blijven beheersen.
PIM versus ERP, DAM en MDM.
Deze systemen worden vaak naast elkaar gezet, terwijl ze verschillende problemen oplossen.
| Systeem | Waarvoor gebruik je het? |
|---|---|
| PIM | Productinformatie beheren, verrijken en publiceren |
| ERP | Voorraad, prijzen, orders en andere bedrijfsprocessen |
| DAM | Afbeeldingen, video's, documenten en andere digitale assets |
| MDM | Masterdata over meerdere domeinen centraal beheren |
ERP weet wat een product kost en hoeveel ervan op voorraad is. DAM beheert de beelden en bestanden. PIM bepaalt hoe complete productinformatie wordt opgebouwd en naar buiten gaat.
Wat verandert er als productdata wel goed stroomt?
De grootste winst van een PIM zit niet in centrale opslag. Die zit in het weghalen van frictie tussen bron, team en verkoopkanaal.
- 1
Eén betrouwbare bron
Niet vijf systemen met elk een andere versie, maar één gecontroleerde productwaarheid.
- 2
Minder handmatig werk
Geen eindeloos kopiëren, corrigeren en opnieuw controleren van dezelfde data.
- 3
Sneller producten live
Nieuwe producten hoeven niet meer langs losse bestanden en handmatige tussenstappen.
- 4
Hogere datakwaliteit
Regels, validaties en workflows signaleren fouten voordat ze bij de klant terechtkomen.
- 5
Meer kanalen zonder meer chaos
Nieuwe verkoopkanalen worden gevoed vanuit dezelfde basis, zonder dat processen opnieuw gebouwd hoeven te worden.
Voor wie wordt productdata een operationeel probleem?
PIM wordt vooral relevant voor organisaties waar productdata dagelijks door meerdere systemen, leveranciers, teams en verkoopkanalen beweegt.
Retailers
Voor retailers met grote assortimenten, meerdere merken, winkels, webshops en marketplaces.
Groothandels
Voor organisaties die veel leveranciersdata ontvangen en technische productinformatie moeten structureren en doorzetten naar verschillende klanten en kanalen.
Merken en fabrikanten
Voor organisaties die consistente product- en merkinformatie willen beheren voor verschillende landen, talen, partners en verkoopkanalen.
Waar stopt een traditioneel PIM?
Veel PIM-systemen gaan ervan uit dat productdata al netjes en gestructureerd binnenkomt.
In de praktijk is juist dat vaak niet het geval.
Leveranciers sturen Excel-bestanden, CSV's, datapoolfeeds en API-data in verschillende structuren en kwaliteitsniveaus. Voordat die informatie bruikbaar is, moet ze worden gemapt, gecontroleerd, opgeschoond en verrijkt.
Daar zit bij veel organisaties het grootste handwerk: in de onboarding van leveranciersdata.
Een PIM dat pas na de import begint, automatiseert dus maar een deel van het probleem.
Van PIM naar Product Data Automation.
Daarom kijkt ConnectingTheDots verder dan alleen PIM.
Niet alleen de centrale productdatabase telt, maar de volledige beweging van data: vanaf het moment dat een leverancier informatie aanlevert tot het moment dat een verkoopkanaal de juiste productinformatie ontvangt.
Hoe minder handmatige overdrachten tussen die stappen nodig zijn, hoe beter productdata stroomt.
En juist daarin ontstaat schaalbaarheid: meer producten, leveranciers en kanalen verwerken zonder dat het handwerk even hard meegroeit.
Goede productdata begint vóór je PIM.