Product Master Data Management (MDM): de basis onder betrouwbare productdata.

Product Master Data Management is het centraal en gecontroleerd beheren van de kerngegevens waarmee producten binnen een organisatie worden geïdentificeerd en georganiseerd.

Daaronder kunnen bijvoorbeeld vallen:

• interne artikelnummers;
• EAN- en GTIN-codes;
• merk- en fabrikantgegevens;
• productclassificaties;
• relaties tussen producten;
• leveranciers en bronnen;
• lifecycle-statussen;
• markt- of prijsgerelateerde basisgegevens.

Het doel is niet simpelweg om zoveel mogelijk gegevens op één plek te bewaren. Het doel is ervoor te zorgen dat systemen en processen dezelfde betekenis aan hetzelfde product geven.

Want als ERP product A anders identificeert dan een leveranciersfeed, terwijl webshop en PIM weer andere structuren gebruiken, ontstaat er geen betrouwbare productdataflow. Dan verschuift het probleem alleen van systeem naar systeem.

Master data is iets anders dan commerciële productinformatie

Master data beschrijft vooral de structurele identiteit van een product.

Commerciële productinformatie maakt datzelfde product begrijpelijk en verkoopbaar voor een klant. Denk aan:

• producttitels;
• omschrijvingen;
• USP's;
• afbeeldingen;
• kenmerken;
• vertalingen;
• kanaalspecifieke content.

Beide horen bij dezelfde productdataflow, maar vervullen een andere rol.

Een correct GTIN zonder goede productomschrijving verkoopt weinig. Maar een perfecte productomschrijving die aan het verkeerde artikel is gekoppeld, is minstens zo problematisch.

Daarom moeten master data en commerciële productinformatie uiteindelijk op hetzelfde product samenkomen.

Lees ook: Product Informatie Management

Een klein assortiment kun je nog corrigeren met spreadsheets, handmatige controles en kennis in de hoofden van medewerkers.

Bij tienduizenden of honderdduizenden producten werkt dat niet meer.

Meer leveranciers betekent meer databronnen. Meer merken betekent meer structuren. Meer kanalen betekent meer eisen aan dezelfde productinformatie. En iedere uitzondering zorgt voor extra handwerk.

De bottleneck ontstaat daardoor vaak al vóór productdata in PIM terechtkomt.

Daar zie je bijvoorbeeld:

• hetzelfde product onder verschillende artikelnummers;
• meerdere leveranciers voor één artikel;
• ontbrekende identificatiecodes;
• afwijkende classificaties;
• verschillende benamingen voor dezelfde kenmerken;
• onduidelijkheid over welke bron leidend is;
• producten die in verschillende systemen een andere status hebben.

Als je die verschillen pas na de import probeert op te lossen, maak je PIM verantwoordelijk voor problemen die eerder in de keten zijn ontstaan.

Dat schaalt slecht.

Lees ook: Leveranciersdata onboarden

1. Meerdere leveranciers koppelen aan hetzelfde product

Hetzelfde product kan door verschillende leveranciers worden aangeboden. Iedere leverancier kan daarbij een eigen artikelnummer, datastructuur, omschrijving of classificatie gebruiken.

Door producten te koppelen aan een stabiele productidentiteit (bijvoorbeeld op basis van EAN, GTIN, OEM-nummer of een eigen identificatiestructuur) kunnen verschillende bronnen bij hetzelfde product worden samengebracht.

Daardoor hoef je niet iedere leveranciersfeed als een nieuw assortiment te behandelen.

Je beheert één product met meerdere bronnen.

Dat is essentieel wanneer leveranciersdata geautomatiseerd moet kunnen binnenkomen zonder dat duplicaten en inconsistenties zich verder door de keten verspreiden.

2. Product Lifecycle Management

Een product verandert gedurende zijn levenscyclus.

Het wordt aangemaakt, aangevuld, gecontroleerd, vrijgegeven, gepubliceerd en uiteindelijk mogelijk uitgefaseerd. Soms wordt die status bepaald vanuit ERP, soms vanuit een leveranciersbron en soms vanuit een proces binnen het productdataplatform.

Met Product Lifecycle Management leg je vast welke status een product heeft en wat die status betekent voor de vervolgstappen.

Daardoor hoeft een medewerker niet telkens opnieuw te bepalen wat er met een product moet gebeuren. De productdataflow kan reageren op vastgelegde statussen en regels.

Een product dat nog niet compleet is, hoeft bijvoorbeeld nog niet naar alle verkoopkanalen. Een uitgefaseerd artikel moet juist gecontroleerd uit die kanalen verdwijnen.

Zo wordt lifecycle management onderdeel van de datastroom in plaats van een losse administratieve handeling.

3. Prijsregels en marktgegevens beheren

Ook prijzen kunnen afhankelijk zijn van master data.

Denk aan verschillende adviesprijzen per markt, klantgroepen, staffels of promotionele regels.

Daarbij is vooral belangrijk dat duidelijk is welke prijs bij welk product, welke markt en welke context hoort.

Zodra dergelijke relaties handmatig worden onderhouden in verschillende bestanden en systemen, neemt de kans op fouten snel toe.

Door de onderliggende structuur en regels centraal te beheren, kan downstream productinformatie consistenter worden opgebouwd en gepubliceerd.

4. Referentiedata en productrelaties

Sommige productgegevens bestaan alleen in relatie tot andere gegevens.

Een onderdeel past bijvoorbeeld op een specifiek motortype. Een accessoire is geschikt voor bepaalde modellen. Een variant behoort tot een bepaalde productfamilie.

Die relaties zijn cruciaal voor zoekfuncties, filters, compatibiliteit en productselectie.

Referentiedata zorgt ervoor dat zulke verbanden niet alleen als vrije tekst worden opgeslagen, maar als beheerde relaties binnen het datamodel.

Lees ook: Import & Onboarding

MDM en PIM worden soms tegenover elkaar gezet. In de praktijk vullen ze elkaar juist aan.

MDM bepaalt de betrouwbare productbasis. PIM maakt die productdata bruikbaar voor processen en kanalen.

Je kunt het vereenvoudigd zo bekijken:

Bronnen en leveranciers → identificeren → structureren → beheren → verrijken → controleren → publiceren

MDM speelt vooral een belangrijke rol in de eerste helft van die keten: wat is het product, hoe identificeren we het en welke bron of structuur is leidend?

PIM bouwt daarop verder: welke informatie hebben we nodig, hoe verrijken we die, wanneer is die compleet en naar welke kanalen mag ze?

Wanneer deze werelden onvoldoende op elkaar aansluiten, ontstaat dubbel werk. Data wordt geïmporteerd, vervolgens gecorrigeerd en daarna opnieuw gemapt of verrijkt.

Wanneer ze wel op elkaar aansluiten, kan productdata veel vrijer door de organisatie bewegen.

Lees ook: Ontdek het PIM-platform

Een veelvoorkomende gedachte is dat invoering van PIM automatisch alle productdataproblemen oplost.

Maar PIM kan alleen goed werken met de data die het ontvangt.

Wanneer leveranciers verschillende structuren gebruiken, productidentiteiten niet eenduidig zijn of classificaties door elkaar lopen, komt die complexiteit uiteindelijk ook in PIM terecht.

Daarom kijken wij bij ConnectingTheDots niet alleen naar wat er in PIM gebeurt.

We kijken naar de hele productdataflow:

waar komt productdata vandaan, hoe wordt ze herkend en gestructureerd, waar wordt ze verrijkt en gecontroleerd en waar moet ze uiteindelijk naartoe?

Juist in die verbinding tussen bronnen, datamodel, PIM en verkoopkanalen ontstaat schaalbaarheid.

Niet door steeds meer handmatige controles toe te voegen, maar door problemen zo vroeg mogelijk in de flow op te lossen.

Lees ook: Grip op productdata

ConnectingTheDots brengt verschillende onderdelen van de productdataflow samen binnen één platform.

Data uit verschillende bronnen binnenhalen

Leveranciersfeeds, ERP-data en andere databronnen kunnen worden geïmporteerd en verwerkt voordat ze verder de productdataflow ingaan.

Een gezamenlijk productmodel creëren

Verschillende bronstructuren kunnen worden vertaald naar een beheersbaar datamodel waarin producten, attributen, classificaties en relaties eenduidig zijn vastgelegd.

Regels, workflows en controles toepassen

Vervolgens kan worden bepaald welke data verplicht is, welke stappen producten moeten doorlopen en wanneer productinformatie voldoende compleet is voor de volgende stap.

Vanuit dezelfde basis naar verschillende kanalen publiceren

Als de basis klopt, hoeft productinformatie niet voor ieder kanaal opnieuw vanaf nul te worden opgebouwd.

Dezelfde beheerde productdata kan worden gebruikt voor webshop, marketplaces en andere bestemmingen, met de specifieke structuur die ieder kanaal nodig heeft.

Lees ook: Import & Onboarding

Niet iedere organisatie heeft een afzonderlijk MDM-programma nodig.

De behoefte ontstaat vooral wanneer de complexiteit van productdata groter wordt dan wat medewerkers en losse systemen nog betrouwbaar kunnen opvangen.

Dat zie je bijvoorbeeld wanneer:

• meerdere leveranciers hetzelfde product aanleveren;
• assortimenten snel groeien;
• verschillende merken of productstructuren naast elkaar bestaan;
• ERP, PIM en e-commerce verschillende definities gebruiken;
• veel correcties handmatig plaatsvinden;
• productrelaties steeds complexer worden;
• nieuwe verkoopkanalen steeds opnieuw mappings vereisen;
• fouten uit bronsystemen steeds verder de keten in worden meegenomen.

De vraag is dan niet alleen: waar slaan we onze productdata op?

Een belangrijkere vraag is:

waar in onze productdataflow bepalen we welke data klopt?

Dat verschil bepaalt hoeveel handwerk je later nodig hebt.

Product Master Data Management draait uiteindelijk niet om nóg een datasysteem.

Het draait om een betrouwbare basis.

Als duidelijk is welk product je beheert, welke bron leidend is, hoe producten met elkaar samenhangen en welke structuur wordt gebruikt, wordt alles wat daarna komt eenvoudiger.

PIM kan vervolgens doen waarvoor het bedoeld is: productinformatie beheren, verrijken en beschikbaar maken voor alle plekken waar die informatie nodig is.

Hoe beter je de productdata vóór en in PIM organiseert, hoe minder uitzonderingen je daarna hoeft op te lossen.

Dat zorgt voor minder handwerk, meer controle en meer ruimte om assortimenten, leveranciers en verkoopkanalen op te schalen.

Bekijk hoe ConnectingTheDots werkt of plan een demo.