5 november 2024

Data Mapping: De weg naar efficiënt product databeheer

Herken jij de uitdaging van het handmatig invoeren van productgegevens uit allerlei leveranciersbestanden? Of merk jij dat er fouten in je productinformatie ontstaan door miscommunicatie tussen systemen? Misschien ervaar je zelfs moeilijkheden met het integreren van gegevens uit verschillende bronnen omdat de structuren en termen niet op elkaar aansluiten.

Je bent niet de enige. Veel bedrijven hebben moeite om hun productdata efficiënt en zonder fouten te beheren. Gelukkig is er een oplossing die je hierbij helpt: Data Mapping.

In deze blog vertellen wij je wat data mapping is, hoe het jouw uitdagingen kan oplossen en welke stappen je kunt zetten om het succesvol in jouw organisatie te integreren.

Wat is Data Mapping?

Data mapping is het proces waarbij data uit verschillende bronnen aan elkaar wordt gekoppeld en gestructureerd. Stel je voor dat je productinformatie wilt samenbrengen uit meerdere systemen, denk hierbij aan leveranciersdata. Zonder data mapping kunnen deze gegevens niet soepel met elkaar communiceren, omdat elk systeem zijn eigen structuur en benaming hanteert.

Met data mapping leg je verbanden tussen al deze verschillende datapunten, zodat alles overzichtelijk en toegankelijk is binnen één systeem. Het vormt de basis voor een goede datastroom en zorgt ervoor dat alle informatie consistent en up-to-date blijft. Voor bedrijven betekent dit minder handmatige invoer, minder fouten en een veel efficiëntere dataverwerking.

Hoe map je binnenkomende data in een paar stappen?

1. Inzicht krijgen in je data

Begin met een overzicht van je eigen productdata en de data uit de bron. Door deze data goed te bekijken, kun je bepalen welke velden uit de bron je nodig hebt en waar deze aansluiten op jouw structuur. Zo voorkom je later verwarring en kun je snel en effectief verder met het mappingproces.

2. De juiste velden koppelen

Nu koppel je de velden van de bron aan de velden in jouw structuur. Door dit zorgvuldig te doen, zorg je ervoor dat alle data op de juiste plek in je systeem terechtkomt. Dit voorkomt fouten bij het inladen en maakt het werken met je data consistenter en betrouwbaarder.

3. Conversies instellen waar nodig

Als de brondata niet perfect aansluit op jouw systeem, kun je dit aanpassen door conversies in te stellen. Denk bijvoorbeeld aan het omzetten van kleuren naar jouw standaarden, "ja/nee"-velden naar true/false, of het samenvoegen van verschillende elementen. Zo creëer je een consistente datastroom die beter aansluit op jouw wensen.

4. Mapping testen en klaarzetten

Test je mapping zorgvuldig om zeker te zijn dat alle data op de juiste plek terechtkomt. In het ConnectingTheDots PIM-systeem kun je live door de data scrollen en direct controleren of alles klopt. Na het testen en aanpassen van eventuele fouten kun je de mapping klaarzetten voor live-gebruik, zodat je data meteen effectief ingezet kan worden.

Uitdagingen bij Data Mapping

Bij het mappen van data kun je tegen verschillende uitdagingen aanlopen. Hier zijn een paar belangrijke punten waar je rekening mee moet houden:

1. Hoeveelheid data

Hoe groter de hoeveelheid data, hoe uitdagender het wordt om alles overzichtelijk te houden. Het mappen van duizenden producten vraagt om een efficiënte aanpak, zodat het proces soepel blijft lopen zonder dat je systeem vertraagt.

2. Data in verschillende formaten

Leveranciers gebruiken vaak hun eigen bestandsformaten, indelingen en veldnamen, waardoor het lastig kan zijn om alles te standaardiseren. Of het nu gaat om Excel, CSV, of XML, elke bron vraagt om een specifieke benadering en voeg vaak enige complexiteit toe bij het koppelen aan jouw velden in de PIM.

3. Complexe logica

Bij het samenvoegen van data uit verschillende bronnen of het uitvoeren van conversies kan de logica complex worden. Bijvoorbeeld, als je data van één bron wilt prioriteren of bepaalde waarden op basis van voorwaarden wilt aanpassen, moet je mapping flexibel genoeg zijn om dit te ondersteunen.

4. Meerdere bronnen voor hetzelfde veld

Soms leveren verschillende bronnen data voor hetzelfde veld. Stel dat drie leveranciers een productomschrijving aanleveren: hoe bepaal je welke data het meest relevant is? Hier komt het belang van regels en prioriteiten stellen naar voren, zodat je altijd de juiste data op de juiste plek hebt.

Waarom is Data Mapping zo belangrijk?

Met data mapping voorkom je niet alleen een hoop handmatig werk, maar zorg je er ook voor dat je PIM-systeem soepel en foutloos blijft draaien. Het handmatig invoeren van productinformatie is tijdrovend en leidt al snel tot fouten. Door je data automatisch te mappen, bespaar je tijd én voorkom je dat informatie in het verkeerde veld terechtkomt.

Een goed ingestelde mapping betekent dat nieuwe data eenvoudig wordt ingeladen, zonder dat je bij elke import handmatig alles hoeft na te lopen. Zo werk je efficiënter en kun je meer data verwerken in minder tijd. Je productinformatie blijft overzichtelijk en betrouwbaar, terwijl jij tijd vrijmaakt voor andere zaken.

Data Mapping in PIM: In de Praktijk

Bij ConnectingTheDots bieden we uitgebreide mogelijkheden om binnenkomende en uitgaande data te mappen. In deze blog ligt de focus vooral op binnenkomende data, en we vertellen je graag hoe dit in de praktijk werkt.

Een simpel voorbeeld: stel je maakt een mapping waarbij je velden uit een bronbestand koppelt aan de velden in jouw PIM. Zo kan een leverancier bijvoorbeeld in kolom 6 de productnaam “Product title” plaatsen, terwijl jij deze data in het veld “Productnaam” in jouw PIM wilt hebben. Door dit veld eenmalig te koppelen, zorg je ervoor dat bij elke upload de producttitel automatisch op de juiste plek terechtkomt in jouw PIM.

Een wat complexer voorbeeld is het standaardiseren van kleurdata wanneer je met verschillende leveranciers werkt. Stel, je verkoopt kleding en de ene leverancier noemt een T-shirtkleur "lichtgroen," de ander "neon groen," en een derde "appeltjes groen." Om te voorkomen dat je honderden verschillende tinten groen in je PIM hebt, kun je conversies instellen. Hiermee stel je bijvoorbeeld in dat “lichtgroen” automatisch naar “groen” wordt gemapt. Zo blijft de kleur consistent, ongeacht de term die de leverancier gebruikt.

Kortom, met de data mapping tools van ConnectingTheDots PIM kun je jouw data naadloos en efficiënt beheren, zo blijft je productinformatie overzichtelijk en betrouwbaar!

Automatische Data Mapping: De volgende stap!

Wil je een stap verder gaan met je data mapping? Dat kan! Met automatische data mapping wordt het beheren van jouw productinformatie nog eenvoudiger. Denk aan het inplannen van inkomende data, zodat deze automatisch op het juiste moment wordt verwerkt.

Je hebt de keuze: stuur je de complete dataset of alleen de wijzigingen door? Hiermee houd je je PIM altijd actueel, zonder onnodige data te laden. Of je nu met Excel, CSV, JSON of XML werkt, bij ConnectingTheDots zetten we alles automatisch om naar JSON. Hierdoor kun je direct aan de slag met het mappen van je data, zonder extra stappen.

Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Onze Product Data Loader (PDL) maakt het mogelijk om snel en efficiënt je data te verwerken, precies zoals jij dat wilt!

Download hier onze whitepaper en lees meer over onze Product Data Loader.

Meer weten?

Wil je meer weten over data mapping en hoe je dit kunt toepassen in het Product Information Management-proces? We bespreken het graag met je! Neem contact met ons op en laten we samen kijken naar de mogelijkheden.

Ontdek de voordelen van PIM

Plan een vrijblijvend gesprek
met Richard Vriezekolk

Benieuwd naar wat een PIM-oplossing voor jouw bedrijf kan betekenen?
Richard Vriezekolk laat je graag zien hoe andere klanten succesvol starten, resultaten boeken en een sterke business case opbouwen.

Maak een afspraak Nieuwe knop

Recente blogberichten

5 concrete stappen om uw DPP-strategie te versnellen (met PIM als fundament)

door Arnout Schutte • 3 september 2025

Een sterk PIM-systeem is de verborgen motor achter een succesvolle DPP-strategie. Terwijl veel bedrijven nog afwachten, kunt u nu al voorsprong pakken. Ontdek de 5 concrete stappen om klaar te zijn voor het Digitaal Product Paspoort – en uw productdata écht toekomstbestendig te maken.

Waarom u uw PIM-investering voor 2026 nú moet starten (en hoe u voorkomt dat u straks te laat bent)

door Arnout Schutte • 18 augustus 2025

Productinformatiebeheer is niet nieuw. Maar de rol van productdata is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Waar productinformatie vroeger vooral diende om een product in een webshop te tonen, is het nu hét fundament voor digitale handel. Meer kanalen U verkoopt waarschijnlijk niet meer alleen via uw eigen webshop, maar ook via marketplaces, social commerce en fysieke kanalen die digitaal gevoed worden. AI en personalisatie AI-toepassingen zoals aanbevelingen, zoekoptimalisatie en contentcreatie hebben rijke, gestructureerde data nodig. Zonder betrouwbare productinformatie haalt u hier weinig rendement uit. Regelgeving Vanuit de EU komt het Digital Product Passport (DPP) eraan. U wordt verplicht om uitgebreide informatie over duurzaamheid, herkomst en samenstelling van producten te ontsluiten. Klantverwachtingen Consumenten vergelijken producten sneller dan ooit. Incomplete of foutieve data leidt direct tot omzetverlies en reputatieschade. Met Excel-lijsten of versnipperde systemen redt u het niet meer. Organisaties die blijven improviseren, merken dat fouten, vertragingen en frustratie zich opstapelen. Een PIM oplossing is daarom geen nice-to-have meer, maar een strategische randvoorwaarde. Waarom de klok tikt Het idee om “volgend jaar” met PIM aan de slag te gaan, klinkt aantrekkelijk. Maar uitstel heeft consequenties. Budgetcyclus De meeste organisaties stellen hun investeringsbudgetten in Q3 en Q4 van het jaar ervoor vast. Als u PIM pas in 2026 op de agenda zet, schuift de daadwerkelijke start vaak door naar 2027. Doorlooptijd Een PIM-project is geen quick fix. Afhankelijk van de complexiteit duurt een implementatie gemiddeld zes tot twaalf maanden. Start u in 2026, dan plukt u pas in 2027 de vruchten. Concurrentievoordeel Wie nu start, profiteert in 2026 al van efficiëntere processen, snellere productlanceringen en een betere klantervaring. De voorsprong die uw concurrent dan heeft, haalt u niet zomaar in. Wetgeving en compliance Het Digital Product Passport en duurzaamheidsrichtlijnen zijn niet optioneel. Bedrijven die wachten, riskeren boetes of reputatieschade omdat hun data simpelweg niet op orde is. De denkfout: “we wachten tot volgend jaar” Veel organisaties schuiven een PIM-investering voor zich uit. Vaak met de gedachte: “Excel werkt voorlopig nog” of “we hebben nu geen tijd”. De realiteit is dat uitstel vrijwel altijd leidt tot hogere kosten en meer druk later. Bedrijven die te laat beginnen, moeten vaak onder hoge tijdsdruk alsnog implementeren. Dat betekent hogere kosten, meer weerstand intern en minder grip op de kwaliteit. Kortom: wachten lost niets op, het vergroot alleen de pijn. Hoe u nú slim begint met een PIM-investering Het goede nieuws: u hoeft niet alles in één keer te beslissen of te implementeren. Er zijn slimme manieren om nu alvast de basis te leggen. Stap 1: Quick scan van uw huidige situatie Breng in kaart hoe u nu met productdata omgaat: Waar ontstaan fouten? Hoeveel tijd gaat verloren aan handmatig werk? Welke kanalen zijn lastig te bedienen? Hoe afhankelijk bent u van individuele medewerkers? Een objectieve scan laat vaak direct zien waar de pijn zit en hoeveel u kunt besparen. Stap 2: Businesscase maken PIM lijkt soms een grote investering, maar de verborgen kosten van géén PIM zijn vaak veel groter. Denk aan: omzetverlies door foutieve data, vertragingen in productlanceringen, dubbele handelingen in verschillende systemen, frustratie en verloop bij medewerkers. Een onderbouwde businesscase laat zien dat PIM zich meestal binnen 1 à 2 jaar terugverdient. Stap 3: Draagvlak creëren bij directie en stakeholders Presenteer PIM niet als een IT-project, maar als een strategisch fundament voor groei, compliance en klantbeleving. Zo vergroot u de kans op draagvlak én budget. Stap 4: Voorbereiden op selectie en implementatie Inventariseer welke kanalen, integraties en workflows voor u cruciaal zijn. Kijk naar partners die ervaring hebben in uw branche en schaalgrootte. Stap 5: Begin klein met een pilot of voorportaal U hoeft niet meteen een groot PIM-project te starten. Met een voorportaal, zoals een Product Data Loader, kunt u leveranciersdata automatisch en foutloos inlezen. Zo ervaart u snel de voordelen, bouwt u ervaring op en legt u de basis voor een volledige PIM-implementatie. Wat levert het u op in 2026? Als u nu begint, staat u in 2026 sterker. Denk aan: Minder fouten, minder frustratie: medewerkers besteden hun tijd niet langer aan handmatig overtypen, maar aan waardevolle taken. Snellere productlanceringen: nieuwe producten staan binnen dagen, niet weken, online. Sterke basis voor AI: gestructureerde productdata maakt AI echt waardevol in personalisatie, contentcreatie en search. Klaar voor Digital Product Passport: geen paniekvoetbal, maar een gecontroleerde aanpak richting compliance. Betere samenwerking: leveranciers leveren data in één keer goed aan en partners kunnen vertrouwen op consistente informatie. Het verschil tussen wél of géén PIM in 2026 is enorm. Kortom De boodschap is duidelijk: wie in 2026 wil profiteren van een PIM-oplossing , moet in 2025 beginnen. Budgetten worden dit jaar gemaakt, implementaties kosten tijd en de eisen aan productdata worden alleen maar groter. Uitstel betekent achterstand. Begin daarom met een scan, een businesscase of een pilot en zorg dat uw organisatie in 2026 klaarstaat voor de toekomst. Wilt u weten waar uw organisatie staat en hoe u zich nú kunt voorbereiden? Vraag onze demo aan.

Hoe AI uw productdataketen versnelt en waarom dat nu relevant is

door Arnout Schutte • 10 juli 2025

U werkt dagelijks met productinformatie. Maar elke nieuwe collectie, uitbreiding of kanaalaanpassing zorgt voor vertraging. Leveranciers leveren data in verschillende formaten. Verrijking gebeurt handmatig. Vertalingen kosten dagen. En voordat een product online staat, bent u alweer ingehaald door de concurrentie. De waarheid is hard: de productdataketen in veel organisaties is te traag voor de huidige marktdynamiek. Groei vraagt om meer dan een degelijk PIM-systeem. Wat u nodig heeft, is een slimme, schaalbare aanpak. Een manier van werken waarbij AI en automatisering u helpen sneller, consistenter én met minder handmatig werk te opereren, zonder dat u de grip verliest. In deze blog ontdekt u hoe u met AI, onze Product Data Loader (PDL) en een krachtige PIM-oplossing , of dat nu uw huidige systeem is of die van ons, uw volledige productdataketen versnelt. Zodat er ruimte ontstaat voor groei, innovatie én rust in uw operatie. Waar het misgaat met productdata Zonder AI is de verwerking van productdata traag en foutgevoelig. U bent afhankelijk van handmatige bewerkingen, van Excel-sheets tot copy-paste werk. Typische signalen dat de keten niet efficiënt is: Leveranciersdata moet handmatig worden opgeschoond Productkenmerken zijn niet gestandaardiseerd Teksten worden per product geschreven en vertaald Nieuwe producten gaan pas na dagen of weken live Fouten of hiaten worden pas achteraf ontdekt In een tijd waarin snelheid bepalend is voor succes, vormt dit een risico. Niet alleen operationeel, maar ook strategisch. Wat AI toevoegt aan uw PIM systeem Een AI PIM pakt precies die onderdelen van uw productdataketen aan waar de meeste tijd en fouten ontstaan. Het systeem leert van uw structuur, begrijpt context en helpt uw team om sneller, consistenter en slimmer te werken. Automatische verwerking van leveranciersdata AI leest en interpreteert ongestructureerde bestanden. Of u nu een PDF, Excel-bestand of XML-feed ontvangt: kenmerken, waarden en hiërarchieën worden automatisch herkend en verwerkt. Hier speelt onze Product Data Loader (PDL) een centrale rol. Deze tool zorgt ervoor dat u leveranciersdata moeiteloos kunt importeren, structureren en verrijken – ongeacht het formaat of de frequentie waarin u die data ontvangt. Slimme categorisatie en attribuutkoppeling Uw AI PIM herkent categorieën en attributen, ook als die per leverancier verschillen. Nieuwe producten worden direct correct ingedeeld en verrijkt. Genereer productteksten automatisch Op basis van productdata genereert AI automatisch commerciële teksten in de juiste tone-of-voice, inclusief SEO-elementen. Ook het vertalen gebeurt razendsnel, mét behoud van context. Kwaliteitscontrole AI signaleert ontbrekende waarden, onlogische combinaties of afwijkingen voordat een product live staat. Zo voorkomt u fouten nog vóór publicatie. Wat het u concreet oplevert Organisaties die AI integreren in hun PIM systeem realiseren tastbare verbeteringen in de keten: Een aanzienlijk kortere time-to-market Tot 70% minder handmatige handelingen Minder fouten, hogere datakwaliteit Meer output met hetzelfde team U hoeft geen extra capaciteit aan te nemen om te groeien. Uw team wordt simpelweg productiever. Maar… is AI wel betrouwbaar? Dat is een begrijpelijke vraag. Onze visie: AI ondersteunt, maar u blijft aan het stuur. In ons AI PIM systeem bepaalt u de spelregels. U houdt zicht op wat AI doet, en kunt waar nodig bijsturen. Het is géén black box, maar een slimme assistent die uw processen versterkt. Transparant, controleerbaar en veilig inzetbaar. Onze aanpak: AI, PIM & PDL Bij ConnectingTheDots geloven wij dat AI alleen effectief is als de basis klopt. Daarom combineren wij krachtige AI agents met een toekomstbestendig PIM systeem en onze unieke Product Data Loader (PDL). Deze drie-eenheid vormt de motor van een moderne productdataketen. Importeren van externe data met PDL Onze Product Data Loader haalt data uit verschillende bronnen, herkent de structuur en zet deze automatisch om in bruikbare, geschoonde en verrijkte productinformatie. PIM als centrale hub Vanuit één omgeving beheert u alle productdata. AI ondersteunt u bij het verrijken, structureren en controleren Modulaire AI-toepassingen U kiest zelf waar u AI inzet: voor teksten, vertalingen, datakwaliteit of categorisatie. Modulair op te bouwen, schaalbaar in gebruik. Wilt u zien hoe dit werkt in de praktijk? Vraag dan een demo aan van ons AI PIM systeem met Product Data Loader. U ziet in 30 minuten: Hoe u leveranciersdata automatisch verwerkt en structureert Hoe AI productteksten genereert, vertaalt en controleert Hoe u sneller publiceert, minder fouten maakt en méér grip krijgt