17 september 2025

Waarom midmarket bedrijven Excel moeten inruilen voor een PIM systeem (en hoe THEBO dat deed)

Iedereen die ooit productdata in Excel heeft beheerd, kent het gevoel: de eerste paar bestanden zijn overzichtelijk en werkbaar, maar naarmate het assortiment groeit, leveranciers nieuwe formaten sturen en de webshop meer velden vraagt, ontstaat chaos. Bestanden raken zoek, formules lopen stuk en er sluipen fouten in die direct zichtbaar worden voor uw klanten.

Voor veel middelgrote bedrijven is dit het moment waarop Excel niet langer volstaat. De oplossing? Een PIM systeem (Product Information Management).

In dit artikel leest u:

waarom Excel onhoudbaar wordt bij groei,
wat een PIM systeem precies doet,
hoe THEBO succesvol overstapte,
en hoe u de overstap maakt in vijf praktische stappen.

Excel loopt vast bij groei

Excel voelt vertrouwd. Vrijwel iedereen kan ermee werken en in de beginfase lijkt het ideaal: u zet alle productinformatie in tabellen en maakt er exports van voor de webshop of marketplace.

Maar na verloop van tijd stapelen de problemen zich op:

Versiebeheer: verschillende afdelingen werken met hun eigen bestanden. Welke is nu de laatste versie?
Foutgevoelig: één verkeerde cel of formule leidt tot verkeerde prijzen of ontbrekende afbeeldingen.
Niet schaalbaar: elke marketplace of webshop vraagt om zijn eigen formaat. Dat betekent eindeloos kopiëren, knippen en plakken.
Traagheid: bestanden worden zo groot dat ze traag openen of zelfs vastlopen.

Dit kost niet alleen tijd, maar ook omzet. Want klanten verwachten complete, kloppende productinformatie. Eén fout kan leiden tot frustratie, gemiste orders of onnodige retouren.

Het alternatief: een PIM systeem als centrale bron

Een PIM systeem is ontworpen om productdata centraal te beheren en gestructureerd te verrijken. In plaats van losse Excel-bestanden werkt u met één centrale omgeving waarin alle informatie samenkomt: specificaties, omschrijvingen, prijzen, afbeeldingen en classificaties.

De kracht van een PIM ligt in:

Consistentie: productdata is overal gelijk, van webshop tot marketplace.
Validatie: het systeem voorkomt dat verkeerde waarden worden ingevoerd.
Schaalbaarheid: nieuwe producten en leveranciers voegt u eenvoudig toe.
Snelheid: nieuwe artikelen staan sneller online, omdat de data direct compleet is.

Plan een demo en ontdek hoe een PIM uw processen kan versnellen.

Praktijkvoorbeeld: THEBO

Een mooi voorbeeld van een midmarket bedrijf dat deze stap heeft gezet, is THEBO. Dit familiebedrijf runt meerdere webshops in Nederland en België, waaronder koelingoutlet.be en horecavaatwassershop.nl.

Net als veel andere bedrijven startte THEBO met Excel-bestanden om productinformatie te beheren. Leveranciers stuurden data in allerlei formaten, die handmatig werden verwerkt. Dat kostte enorm veel tijd en leverde fouten op in de webshops.

Samen met ConnectingTheDots maakte THEBO de overstap naar een PIM systeem, gecombineerd met de Product Data Loader (PDL). De PDL zorgt ervoor dat alle leveranciersdata, ongeacht formaat of bron, automatisch wordt geconverteerd en klaargezet in het PIM.

De resultaten voor THEBO:

Minder handwerk: geen uren meer kwijt aan handmatig kopiëren en corrigeren.
Snellere productlancering: nieuwe producten staan sneller online.
Consistente data: klanten zien in alle webshops dezelfde, betrouwbare informatie.

Voor THEBO betekende dit niet alleen een enorme tijdsbesparing, maar ook meer grip op hun groeiende assortiment.

Stappenplan: zo maakt u de overstap van Excel naar PIM

Een migratie naar een PIM systeem vraagt om voorbereiding. Met dit vijfstappenplan wordt de overgang een stuk overzichtelijker.

1. Data opschonen

Begin met het opruimen van uw huidige data. Verwijder dubbels, standaardiseer kleuren, maten en valuta, en vul ontbrekende waarden aan.

2. Data modelleren

Bepaal welke attributen essentieel zijn voor uw producten. Voor kleding gaat het om maat en materiaal, voor horeca-apparatuur om voltage en capaciteit.

3. Data mappen

Koppel uw Excel-kolommen aan de velden van het PIM systeem. Voorbeeld:

Excel: “Productnaam” → PIM: “Titel”
Excel: “Omschrijving” → PIM: “Long description”
Excel: “Kleur” → PIM: “Attribuut: kleur”

4. Testimport uitvoeren

Importeer een kleine dataset en check of alles klopt. Corrigeer waar nodig, pas daarna importeert u de volledige dataset.

5. Opschalen

Is de test geslaagd? Dan schaalt u op naar alle producten, leveranciers en kanalen.

Tip: werk altijd met CSV-bestanden in plaats van XLSX, splits productgroepen (zoals kleding, apparaten en accessoires) en gebruik URL’s voor afbeeldingen en documenten.

De rol van de Product Data Loader

Veel bedrijven zien op tegen de overstap, omdat leveranciers data in allerlei formaten aanleveren. De Product Data Loader (PDL) van ConnectingTheDots neemt dit obstakel weg.

De PDL converteert automatisch data naar het juiste formaat, valideert de inhoud en laadt de informatie direct in het PIM systeem. Of een leverancier nu Excel, CSV of XML gebruikt: de PDL zorgt voor schone, complete productdata die klaarstaat voor publicatie.

De voordelen van een PIM systeem voor midmarket bedrijven

Een PIM systeem levert veel meer op dan alleen schone productdata. Het creëert structuur en samenwerking door de hele organisatie heen:

Samenwerken
Marketing, inkoop en e-commerce werken allemaal in hetzelfde systeem. Geen losse Excels meer, maar één bron van waarheid.
Traceability
Elke wijziging is herleidbaar. U ziet wie iets heeft aangepast, wanneer en waarom. Dat geeft controle en vertrouwen.
Rechten en rollen
Niet iedereen hoeft overal bij te kunnen. Met rollen en rechten beheert u precies wie wat mag aanpassen.
Efficiëntie
Nieuwe producten zijn sneller online omdat data compleet en direct beschikbaar is.
Betere klantervaring
Klanten zien consistente en volledige productinformatie. Dat leidt tot hogere conversie en minder retouren.

Download gratis onze gids: De verborgen kosten van Excel voor productdata.

Veel gestelde vragen over PIM systemen

Wat is een PIM systeem?
Een Product Information Management (PIM) systeem centraliseert productdata en zorgt voor consistente informatie in alle kanalen.
Waarom overstappen van Excel naar een PIM?
Excel is handig in de beginfase, maar niet schaalbaar. Een PIM voorkomt fouten, biedt traceability en maakt samenwerking makkelijker.
Hoe kies ik het juiste PIM systeem?
Kijk naar uw assortiment, het aantal leveranciers en kanalen. Kies een PIM dat aansluit bij uw businessmodel en schaalbaarheid biedt.
Hoe lang duurt een migratie naar een PIM?
Dat verschilt per bedrijf, maar met goede voorbereiding en tools zoals de Product Data Loader kan dit vaak in enkele weken.

Conclusie: productdata hoort in een PIM systeem

Voor midmarket bedrijven is de conclusie helder: Excel is een prima startpunt, maar geen duurzame basis. Zodra u groeit in producten, leveranciers en verkoopkanalen, wordt een PIM systeem onmisbaar.

Het biedt:

Eén centrale plek om samen te werken aan productdata.
Traceability en controle over elke wijziging.
Rechten en rollen om verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen.
Snellere processen en minder fouten.
Betere productinformatie voor klanten, met directe impact op omzetgroei.

Wilt u productdata niet langer ervaren als bottleneck, maar inzetten als groeimotor? Dan is de overstap naar een PIM systeem de enige logische stap.

ConnectingTheDots helpt bedrijven zoals THEBO om deze stap succesvol te zetten. Met de combinatie van een krachtig PIM systeem en onze Product Data Loader wordt productdata niet alleen beheersbaar, maar een strategisch voordeel voor uw hele organisatie.

Plan een gratis demo en ontdek hoe uw organisatie kan groeien met een PIM systeem.

Plan uw persoonlijke demo

Geen verplichtingen, wel direct inzicht in hoe u uw productdataketen slimmer inricht.

Ontdek de voordelen van PIM

Plan een vrijblijvend gesprek
met Richard Vriezekolk

Benieuwd naar wat een PIM-oplossing voor jouw bedrijf kan betekenen?
Richard Vriezekolk laat je graag zien hoe andere klanten succesvol starten, resultaten boeken en een sterke business case opbouwen.

Maak een afspraak Nieuwe knop

Recente blogberichten

5 concrete stappen om uw DPP-strategie te versnellen (met PIM als fundament)

door Arnout Schutte • 3 september 2025

Een sterk PIM systeem is de verborgen motor achter een succesvolle DPP-strategie. Terwijl veel bedrijven nog afwachten, kunt u nu al voorsprong pakken. Ontdek de 5 concrete stappen om klaar te zijn voor het Digitaal Product Paspoort – en uw productdata écht toekomstbestendig te maken.

Waarom u uw PIM-investering voor 2026 nú moet starten (en hoe u voorkomt dat u straks te laat bent)

door Arnout Schutte • 18 augustus 2025

Productinformatiebeheer is niet nieuw. Maar de rol van productdata is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Waar productinformatie vroeger vooral diende om een product in een webshop te tonen, is het nu hét fundament voor digitale handel. Meer kanalen U verkoopt waarschijnlijk niet meer alleen via uw eigen webshop, maar ook via marketplaces, social commerce en fysieke kanalen die digitaal gevoed worden. AI en personalisatie AI-toepassingen zoals aanbevelingen, zoekoptimalisatie en contentcreatie hebben rijke, gestructureerde data nodig. Zonder betrouwbare productinformatie haalt u hier weinig rendement uit. Regelgeving Vanuit de EU komt het Digital Product Passport (DPP) eraan. U wordt verplicht om uitgebreide informatie over duurzaamheid, herkomst en samenstelling van producten te ontsluiten. Klantverwachtingen Consumenten vergelijken producten sneller dan ooit. Incomplete of foutieve data leidt direct tot omzetverlies en reputatieschade. Met Excel-lijsten of versnipperde systemen redt u het niet meer. Organisaties die blijven improviseren, merken dat fouten, vertragingen en frustratie zich opstapelen. Een PIM oplossing is daarom geen nice-to-have meer, maar een strategische randvoorwaarde. Waarom de klok tikt Het idee om “volgend jaar” met PIM aan de slag te gaan, klinkt aantrekkelijk. Maar uitstel heeft consequenties. Budgetcyclus De meeste organisaties stellen hun investeringsbudgetten in Q3 en Q4 van het jaar ervoor vast. Als u PIM pas in 2026 op de agenda zet, schuift de daadwerkelijke start vaak door naar 2027. Doorlooptijd Een PIM-project is geen quick fix. Afhankelijk van de complexiteit duurt een implementatie gemiddeld zes tot twaalf maanden. Start u in 2026, dan plukt u pas in 2027 de vruchten. Concurrentievoordeel Wie nu start, profiteert in 2026 al van efficiëntere processen, snellere productlanceringen en een betere klantervaring. De voorsprong die uw concurrent dan heeft, haalt u niet zomaar in. Wetgeving en compliance Het Digital Product Passport en duurzaamheidsrichtlijnen zijn niet optioneel. Bedrijven die wachten, riskeren boetes of reputatieschade omdat hun data simpelweg niet op orde is. De denkfout: “we wachten tot volgend jaar” Veel organisaties schuiven een PIM-investering voor zich uit. Vaak met de gedachte: “Excel werkt voorlopig nog” of “we hebben nu geen tijd”. De realiteit is dat uitstel vrijwel altijd leidt tot hogere kosten en meer druk later. Bedrijven die te laat beginnen, moeten vaak onder hoge tijdsdruk alsnog implementeren. Dat betekent hogere kosten, meer weerstand intern en minder grip op de kwaliteit. Kortom: wachten lost niets op, het vergroot alleen de pijn. Hoe u nú slim begint met een PIM-investering Het goede nieuws: u hoeft niet alles in één keer te beslissen of te implementeren. Er zijn slimme manieren om nu alvast de basis te leggen. Stap 1: Quick scan van uw huidige situatie Breng in kaart hoe u nu met productdata omgaat: Waar ontstaan fouten? Hoeveel tijd gaat verloren aan handmatig werk? Welke kanalen zijn lastig te bedienen? Hoe afhankelijk bent u van individuele medewerkers? Een objectieve scan laat vaak direct zien waar de pijn zit en hoeveel u kunt besparen. Stap 2: Businesscase maken PIM lijkt soms een grote investering, maar de verborgen kosten van géén PIM zijn vaak veel groter. Denk aan: omzetverlies door foutieve data, vertragingen in productlanceringen, dubbele handelingen in verschillende systemen, frustratie en verloop bij medewerkers. Een onderbouwde businesscase laat zien dat PIM zich meestal binnen 1 à 2 jaar terugverdient. Stap 3: Draagvlak creëren bij directie en stakeholders Presenteer PIM niet als een IT-project, maar als een strategisch fundament voor groei, compliance en klantbeleving. Zo vergroot u de kans op draagvlak én budget. Stap 4: Voorbereiden op selectie en implementatie Inventariseer welke kanalen, integraties en workflows voor u cruciaal zijn. Kijk naar partners die ervaring hebben in uw branche en schaalgrootte. Stap 5: Begin klein met een pilot of voorportaal U hoeft niet meteen een groot PIM-project te starten. Met een voorportaal, zoals een Product Data Loader, kunt u leveranciersdata automatisch en foutloos inlezen. Zo ervaart u snel de voordelen, bouwt u ervaring op en legt u de basis voor een volledige PIM-implementatie. Wat levert het u op in 2026? Als u nu begint, staat u in 2026 sterker. Denk aan: Minder fouten, minder frustratie: medewerkers besteden hun tijd niet langer aan handmatig overtypen, maar aan waardevolle taken. Snellere productlanceringen: nieuwe producten staan binnen dagen, niet weken, online. Sterke basis voor AI: gestructureerde productdata maakt AI echt waardevol in personalisatie, contentcreatie en search. Klaar voor Digital Product Passport: geen paniekvoetbal, maar een gecontroleerde aanpak richting compliance. Betere samenwerking: leveranciers leveren data in één keer goed aan en partners kunnen vertrouwen op consistente informatie. Het verschil tussen wél of géén PIM in 2026 is enorm. Kortom De boodschap is duidelijk: wie in 2026 wil profiteren van een PIM-oplossing , moet in 2025 beginnen. Budgetten worden dit jaar gemaakt, implementaties kosten tijd en de eisen aan productdata worden alleen maar groter. Uitstel betekent achterstand. Begin daarom met een scan, een businesscase of een pilot en zorg dat uw organisatie in 2026 klaarstaat voor de toekomst. Wilt u weten waar uw organisatie staat en hoe u zich nú kunt voorbereiden? Vraag onze demo aan.

Hoe AI uw productdataketen versnelt en waarom dat nu relevant is

door Arnout Schutte • 10 juli 2025

U werkt dagelijks met productinformatie. Maar elke nieuwe collectie, uitbreiding of kanaalaanpassing zorgt voor vertraging. Leveranciers leveren data in verschillende formaten. Verrijking gebeurt handmatig. Vertalingen kosten dagen. En voordat een product online staat, bent u alweer ingehaald door de concurrentie. De waarheid is hard: de productdataketen in veel organisaties is te traag voor de huidige marktdynamiek. Groei vraagt om meer dan een degelijk PIM-systeem. Wat u nodig heeft, is een slimme, schaalbare aanpak. Een manier van werken waarbij AI en automatisering u helpen sneller, consistenter én met minder handmatig werk te opereren, zonder dat u de grip verliest. In deze blog ontdekt u hoe u met AI, onze Product Data Loader (PDL) en een krachtige PIM-oplossing , of dat nu uw huidige systeem is of die van ons, uw volledige productdataketen versnelt. Zodat er ruimte ontstaat voor groei, innovatie én rust in uw operatie. Waar het misgaat met productdata Zonder AI is de verwerking van productdata traag en foutgevoelig. U bent afhankelijk van handmatige bewerkingen, van Excel-sheets tot copy-paste werk. Typische signalen dat de keten niet efficiënt is: Leveranciersdata moet handmatig worden opgeschoond Productkenmerken zijn niet gestandaardiseerd Teksten worden per product geschreven en vertaald Nieuwe producten gaan pas na dagen of weken live Fouten of hiaten worden pas achteraf ontdekt In een tijd waarin snelheid bepalend is voor succes, vormt dit een risico. Niet alleen operationeel, maar ook strategisch. Wat AI toevoegt aan uw PIM systeem Een AI PIM pakt precies die onderdelen van uw productdataketen aan waar de meeste tijd en fouten ontstaan. Het systeem leert van uw structuur, begrijpt context en helpt uw team om sneller, consistenter en slimmer te werken. Automatische verwerking van leveranciersdata AI leest en interpreteert ongestructureerde bestanden. Of u nu een PDF, Excel-bestand of XML-feed ontvangt: kenmerken, waarden en hiërarchieën worden automatisch herkend en verwerkt. Hier speelt onze Product Data Loader (PDL) een centrale rol. Deze tool zorgt ervoor dat u leveranciersdata moeiteloos kunt importeren, structureren en verrijken – ongeacht het formaat of de frequentie waarin u die data ontvangt. Slimme categorisatie en attribuutkoppeling Uw AI PIM herkent categorieën en attributen, ook als die per leverancier verschillen. Nieuwe producten worden direct correct ingedeeld en verrijkt. Genereer productteksten automatisch Op basis van productdata genereert AI automatisch commerciële teksten in de juiste tone-of-voice, inclusief SEO-elementen. Ook het vertalen gebeurt razendsnel, mét behoud van context. Kwaliteitscontrole AI signaleert ontbrekende waarden, onlogische combinaties of afwijkingen voordat een product live staat. Zo voorkomt u fouten nog vóór publicatie. Wat het u concreet oplevert Organisaties die AI integreren in hun PIM systeem realiseren tastbare verbeteringen in de keten: Een aanzienlijk kortere time-to-market Tot 70% minder handmatige handelingen Minder fouten, hogere datakwaliteit Meer output met hetzelfde team U hoeft geen extra capaciteit aan te nemen om te groeien. Uw team wordt simpelweg productiever. Maar… is AI wel betrouwbaar? Dat is een begrijpelijke vraag. Onze visie: AI ondersteunt, maar u blijft aan het stuur. In ons AI PIM systeem bepaalt u de spelregels. U houdt zicht op wat AI doet, en kunt waar nodig bijsturen. Het is géén black box, maar een slimme assistent die uw processen versterkt. Transparant, controleerbaar en veilig inzetbaar. Onze aanpak: AI, PIM & PDL Bij ConnectingTheDots geloven wij dat AI alleen effectief is als de basis klopt. Daarom combineren wij krachtige AI agents met een toekomstbestendig PIM systeem en onze unieke Product Data Loader (PDL). Deze drie-eenheid vormt de motor van een moderne productdataketen. Importeren van externe data met PDL Onze Product Data Loader haalt data uit verschillende bronnen, herkent de structuur en zet deze automatisch om in bruikbare, geschoonde en verrijkte productinformatie. PIM als centrale hub Vanuit één omgeving beheert u alle productdata. AI ondersteunt u bij het verrijken, structureren en controleren Modulaire AI-toepassingen U kiest zelf waar u AI inzet: voor teksten, vertalingen, datakwaliteit of categorisatie. Modulair op te bouwen, schaalbaar in gebruik. Wilt u zien hoe dit werkt in de praktijk? Vraag dan een demo aan van ons AI PIM systeem met Product Data Loader. U ziet in 30 minuten: Hoe u leveranciersdata automatisch verwerkt en structureert Hoe AI productteksten genereert, vertaalt en controleert Hoe u sneller publiceert, minder fouten maakt en méér grip krijgt