Waarom de meeste KPI’s voor je PIM systeem het verkeerde probleem meten

Veel organisaties zijn ervan overtuigd dat ze hun PIM systeem goed meten. Ze sturen op datakwaliteit, volgen hun time to market en kijken naar conversie en klantbeleving. Op papier lijkt dat logisch, en in veel gevallen zijn dit ook de KPI’s die in boardrooms worden besproken.

Toch zit daar een fundamentele misvatting onder.

Deze KPI’s laten namelijk zien wat er gebeurt, maar niet waarom het gebeurt. En precies in dat verschil zit de reden waarom zoveel PIM systemen minder opleveren dan vooraf werd verwacht.

Het probleem van een PIM systeem zit niet in je productdata

De meeste discussies over een PIM systeem beginnen bij data. Is de data compleet, is de structuur goed, zijn de attributen correct ingevuld. Maar dat is zelden waar het probleem echt zit.

Het probleem zit in het werk dat nodig is om daar te komen.

Leveranciers leveren data aan in verschillende formats, vaak incompleet en zelden consistent. Teams zijn vervolgens uren bezig met het opschonen van die data, het mappen naar het juiste datamodel en het aanvullen van ontbrekende informatie. Daarna volgt nog een fase van controleren, corrigeren en opnieuw publiceren.

Wanneer organisaties vervolgens hun KPI’s verbeteren, gebeurt dat vaak doordat er meer tijd en capaciteit in het proces wordt gestopt. Niet doordat het PIM systeem het werk overneemt, maar doordat mensen het beter organiseren.

Dat is geen structurele oplossing, maar het optimaliseren van inefficiëntie.

Waarom KPI’s binnen een traditioneel PIM systeem tekortschieten

De manier waarop KPI’s binnen een PIM systeem worden ingericht, komt voort uit een oud uitgangspunt. Het PIM systeem wordt gezien als een beheertool waarin data wordt opgeslagen, gecontroleerd en aangepast.

Daarom meten organisaties vooral output. Ze kijken naar hoe compleet de data is, hoe snel producten live gaan en hoeveel fouten er worden gevonden. Wat meestal ontbreekt, is inzicht in hoeveel werk er nodig is om dat resultaat te bereiken.

En juist daar zit de grootste kostenpost binnen een PIM systeem.

Zolang dat werk blijft bestaan, blijft ook de afhankelijkheid van mensen bestaan. En daarmee de beperkingen in snelheid, schaalbaarheid en kwaliteit.

De verschuiving: het PIM systeem als proces in plaats van als tool

De fundamentele verschuiving die momenteel plaatsvindt, is dat een PIM systeem niet langer wordt gezien als een plek waar data wordt beheerd, maar als een proces waarin data zich continu ontwikkelt en doorstroomt.

Productdata komt binnen, wordt gestructureerd, verrijkt en gevalideerd, en stroomt vervolgens door naar alle kanalen waar het nodig is. Niet als een serie losse handmatige stappen, maar als een samenhangend en grotendeels geautomatiseerd proces.

Wanneer je een PIM systeem op deze manier benadert, verandert ook de manier waarop je succes meet. Het gaat niet langer alleen om de kwaliteit van de uitkomst, maar om de mate waarin het proces zelf efficiënt en voorspelbaar verloopt.

De belangrijkste KPI’s voor een modern PIM systeem:

1. Datakwaliteit binnen een PIM systeem zonder handmatig werk

Datakwaliteit blijft een belangrijke indicator binnen elk PIM systeem, maar alleen kijken naar volledigheid en consistentie geeft een onvolledig beeld. De cruciale vraag is hoeveel inspanning nodig is om dat niveau te bereiken.

Wanneer teams structureel bezig zijn met het corrigeren en aanvullen van data, dan is de kwaliteit het resultaat van inspanning en niet van het PIM systeem zelf. In dat geval is er geen sprake van een schaalbaar proces.

Organisaties die verder kijken, meten daarom ook welk deel van de data automatisch wordt verrijkt en direct bruikbaar is binnen het PIM systeem.

2. Time to market binnen een PIM systeem zonder verborgen vertraging

Time to market binnen een PIM systeem wordt vaak gemeten vanaf het moment dat een product in het systeem staat tot het moment dat het live gaat. Daarmee blijft een belangrijk deel van het proces buiten beeld.

De grootste vertraging ontstaat namelijk in de fase waarin ruwe leveranciersdata wordt omgezet naar bruikbare productinformatie. Daar zitten de meeste handmatige stappen en dus ook de meeste vertraging.

Door deze fase expliciet mee te nemen in je metingen, krijg je beter inzicht in de werkelijke snelheid van je PIM systeem.

3. De hoeveelheid handmatig werk binnen een PIM systeem

Een van de meest onderschatte KPI’s binnen een PIM systeem is de hoeveelheid handmatig werk per product. Dit heeft directe impact op kosten, snelheid en schaalbaarheid.

Elke handmatige handeling voegt tijd toe, introduceert risico op fouten en beperkt de mogelijkheid om op te schalen zonder extra capaciteit.

Door dit zichtbaar te maken, ontstaat een realistischer beeld van hoe efficiënt het PIM systeem daadwerkelijk functioneert.

4. Product onboarding binnen een PIM systeem

Het toevoegen van nieuwe producten en leveranciers is in veel organisaties een terugkerende bottleneck binnen het PIM systeem. Verschillende datastandaarden, uiteenlopende structuren en ontbrekende informatie zorgen ervoor dat onboarding vaak meer tijd kost dan verwacht.

In traditionele PIM systemen begint het werk pas nadat de data is geïmporteerd. Dat betekent dat de complexiteit nog door het team moet worden opgelost.

Wanneer onboarding wordt gezien als een geautomatiseerd proces dat al vóór import plaatsvindt, verschuift de rol van het PIM systeem en daarmee ook de rol van het team.

5. De impact van een PIM systeem op business resultaten

Uiteindelijk draait een PIM systeem om commerciële impact. Betere productdata leidt tot hogere conversie, minder retouren en een betere klantbeleving.

Deze KPI’s laten echter alleen het eindresultaat zien. Zonder inzicht in het proces daarachter is het lastig te bepalen waar verbetering vandaan komt en hoe deze schaalbaar kan worden gemaakt.

Door business KPI’s te koppelen aan proces KPI’s ontstaat een completer beeld van de werkelijke impact van het PIM systeem.

De belangrijkste vraag voor elk PIM systeem

Wanneer je alle KPI’s terugbrengt tot de kern, blijft er één vraag over die richting geeft aan de rest.

Hoeveel werk zit er nog in je PIM systeem.

Dit bepaalt of je organisatie schaalbaar is, of dat groei automatisch leidt tot meer complexiteit en hogere kosten.

Waarom dit voor elk PIM systeem steeds belangrijker wordt

Productdata wordt complexer. Organisaties werken met meer producten, meer varianten en meer kanalen. Tegelijkertijd groeit het aantal leveranciers en daarmee de variatie in datakwaliteit en structuren.

Zonder een PIM systeem dat meebeweegt, leidt deze groei tot meer handmatig werk, meer fouten en langere doorlooptijden.

In dat scenario wordt het team niet ondersteund door het PIM systeem, maar vormt het zelf de bottleneck.

Conclusie: haal meer uit je PIM systeem door anders te meten

Veel organisaties meten hun PIM systeem nog steeds alsof het een beheertool is. Daardoor blijft een groot deel van het probleem buiten beeld, namelijk het werk dat nodig is om productdata bruikbaar te maken.

Zolang dat werk blijft bestaan, blijven ook de beperkingen bestaan in snelheid, schaalbaarheid en kosten.

De vraag is daarom niet alleen of je PIM systeem goed functioneert, maar hoeveel inspanning er nog nodig is om dat niveau te bereiken.

Wil je inzicht in hoe jouw PIM systeem daadwerkelijk presteert en waar de grootste optimalisaties mogelijk zijn, dan is het waardevol om dat concreet in kaart te brengen. In een korte sessie laten we zien waar in jullie proces nog frictie zit en welke stappen nodig zijn om die structureel weg te nemen.

Geen verplichtingen, wel direct inzicht in hoe u uw productdataketen slimmer inricht.