SURF brengt productcontent samen in één gedeeld werkproces.
Eén bron. Minder handwerk. Meer grip.
SURF is de ICT-coöperatie voor het Nederlandse onderwijs en onderzoek en ondersteunt meer dan honderd aangesloten instellingen met digitale diensten en gezamenlijke voorzieningen.
Na een zorgvuldige selectie viel de keuze op ConnectingTheDots PIM.
Het beheren van productinformatie kostte veel tijd en vroeg om veel handmatige invoer. Daardoor werd het lastiger om informatie actueel, volledig en consistent te houden.
ConnectingTheDots helpt SURF om leveranciersdata gestructureerd binnen te laten komen, productcontent centraal te beheren en verschillende teams vanuit één gedeelde omgeving te laten werken.
- Eén centrale plek: voor productcontent
- Meer grip: op datakwaliteit en voortgang
- Efficiënter samenwerken: tussen teams
De uitdaging: productdata actueel houden zonder handmatig werk.
SURF werkte met productinformatie die uit verschillende bronnen kwam en handmatig moest worden bijgehouden.
Dat maakte het proces gevoelig voor:
- dubbele invoer;
- inconsistenties;
- ontbrekende informatie;
- vertraging in updates;
- onduidelijkheid over wie wat nog moest doen.
De uitdaging was daarom niet alleen om productinformatie centraal op te slaan.
SURF had een proces nodig waarin leveranciersdata gestructureerd binnenkomt en teams vanuit dezelfde informatie kunnen samenwerken.
Leveranciersdata gestructureerd onboarden.
Een belangrijk onderdeel van de inrichting is het geautomatiseerd onboarden van leveranciersdata via Import & Onboarding.
In plaats van productinformatie steeds handmatig over te nemen, kan data in een vaste structuur worden verwerkt voordat deze verder in PIM wordt gebruikt.
Dat helpt om:
- leveranciersdata consistenter binnen te krijgen;
- handmatige invoer te verminderen;
- data vooraf beter te controleren;
- productinformatie beter te laten aansluiten op het interne datamodel.
Daardoor verschuift een deel van het correctiewerk naar een eerder moment in de productdataflow. Goede productdata begint vóór je PIM. Lees meer over Leveranciersdata Onboarding.
Eén plek voor productcontent.
Binnen ConnectingTheDots beheert SURF productcontent centraal in Product Informatie Management.
Productinformatie kan vanuit één omgeving worden:
- beheerd;
- verrijkt;
- gecontroleerd;
- voorbereid op publicatie.
Dat verkleint de kans dat verschillende teams met verschillende versies van dezelfde productinformatie werken.
Wijzigingen worden vanuit dezelfde productbasis doorgevoerd, waardoor het eenvoudiger wordt om content consistent te houden.
Samenwerken zonder elkaar in de weg te zitten.
Meerdere teams werken aan productinformatie.
Daarom is niet alleen centrale data belangrijk, maar ook duidelijkheid over wie welke taak uitvoert.
Binnen ConnectingTheDots kunnen verschillende gebruikers tegelijkertijd aan productcontent werken binnen hun eigen verantwoordelijkheden.
Dat vermindert de afhankelijkheid van losse bestanden en handmatige overdrachten.
Teams kunnen vanuit dezelfde omgeving werken zonder dat iedereen hetzelfde proces of dezelfde rechten nodig heeft.
Zicht op kwaliteit, voortgang en openstaande taken.
Een centraal systeem is pas echt bruikbaar als teams ook kunnen zien waar aandacht nodig is.
Met Workflows & AI en Rapportages & Analytics krijgt SURF inzicht in:
- datakwaliteit;
- voortgang;
- openstaande taken;
- producten die nog niet compleet zijn;
- stappen die nog uitgevoerd moeten worden.
Dat maakt het eenvoudiger om prioriteiten te stellen en voorkomt dat werk blijft liggen doordat onduidelijk is wie de volgende stap moet zetten.
Datakwaliteit als onderdeel van het proces.
Datakwaliteit wordt niet alleen bepaald door wat er uiteindelijk in PIM staat.
Ook de manier waarop data binnenkomt en wordt verwerkt speelt een rol.
Door onboarding, centrale productcontent en workflow met elkaar te verbinden, kan SURF kwaliteit eerder in het proces bewaken.
Dat maakt datakwaliteit minder afhankelijk van incidentele controles achteraf en meer onderdeel van het dagelijkse werkproces.
Het resultaat.
SURF werkt vanuit één centrale productomgeving waarin onboarding, productcontent en samenwerking samenkomen.
- één centrale plek voor productcontent;
- leveranciersdata meer gestructureerd verwerkt;
- minder afhankelijkheid van handmatige invoer;
- duidelijker samenwerken tussen teams;
- meer inzicht in datakwaliteit;
- beter zicht op voortgang en openstaande taken.
Voor SURF zit de waarde niet alleen in het centraliseren van productinformatie. De verbetering ontstaat doordat leveranciersdata, productcontent, taken en datakwaliteit onderdeel worden van hetzelfde werkproces.
Dat geeft teams een duidelijkere basis om productinformatie samen te beheren en verder te verbeteren.