23 september 2025

De belangrijkste redenen om te werken met een PIM systeem

Veel bedrijven vragen zich af: waarom zou ik investeren in een PIM systeem? Een PIM systeem helpt u om al uw productinformatie op één plek te beheren en slimmer te gebruiken. Dat klinkt misschien technisch, maar de voordelen zijn heel concreet. Denk aan lagere kosten, minder retouren, duurzamer werken en meer omzet.

Productinformatie lijkt soms een detail, maar het heeft enorme invloed op uw bedrijfsresultaten. Klanten kopen namelijk pas als ze duidelijke en betrouwbare informatie krijgen. Met een PIM systeem zorgt u dat die informatie altijd klopt en volledig is.

Grip op productinformatie met een pim systeem

Veel bedrijven werken nog met losse Excel-bestanden of systemen die niet goed met elkaar praten. Dat zorgt voor fouten, dubbele invoer en vertraging. Een PIM systeem brengt alles samen op één centrale plek.

De voordelen van een PIM systeem merkt u direct:

Tekstschrijvers kunnen sneller werken, omdat ze direct de juiste velden en voorbeelden zien.
Nieuwe producten staan sneller online.
Handmatig werk neemt af doordat veel processen geautomatiseerd worden.
Productinformatie is consistenter en betrouwbaarder voor de klant.

Kort gezegd: met een PIM systeem houdt u meer controle, het gaat sneller en de kwaliteit gaat omhoog.

Betere product informatie = minder retouren

Iedereen kent het wel: u bestelt een product en bij levering blijkt het toch anders te zijn dan verwacht. Vaak ligt dat aan slechte of onvolledige productinformatie. Voor een bedrijf betekent dat frustratie bij de klant én extra kosten door retourzendingen.

Een PIM systeem helpt dit te voorkomen. Het controleert automatisch of informatie compleet is. Denk aan maten, kleuren, specificaties of instructies. Fouten of lege velden worden zichtbaar, zodat u die kunt corrigeren voordat een product online komt.

Het resultaat van een PIM systeem is duidelijk: klanten weten beter wat ze kopen. Dat zorgt voor minder retouren én meer tevreden klanten.

Een PIM systeem en duurzaamheid

Minder retouren hebben nog een voordeel: ze maken uw bedrijf duurzamer. Elke retour betekent transport, verpakkingsmateriaal en vaak verspilling. Door betere productinformatie via een PIM systeem verlaagt u dit allemaal.

Daarnaast kunt u met een PIM systeem eenvoudig informatie toevoegen over herkomst, materialen en recyclemogelijkheden. Steeds meer klanten willen dit weten voordat ze een product kopen. Zo laat u zien dat y transparant en duurzaam onderneemt.

Slimmer en sneller werken met een PIM systeem

Zonder PIM systeem gaat veel tijd verloren aan handmatig werk. Gegevens overtypen, fouten herstellen of nieuwe producteigenschappen toevoegen kan eindeloos duren. Met een PIM systeem kunt u dit grotendeels automatiseren.

Leveranciersdata wordt automatisch ingelezen. Nieuwe velden, zoals duurzaamheidscertificaten of technische kenmerken, zijn eenvoudig toe te voegen. Uw medewerkers houden daardoor tijd over voor belangrijker werk, zoals het schrijven van aantrekkelijke teksten of het maken van campagnes.

Een PIM systeem maakt uw processen dus niet alleen sneller, maar ook leuker voor uw medewerkers.

Een voorbeeld: ANWB kiest voor een PIM systeem

Een goed voorbeeld is ANWB. Iedereen kent ANWB van de Wegenwacht, maar ze verkopen ook een groot assortiment producten: van fietskleding tot kampeerartikelen en van autoproducten tot reisaccessoires.

Omdat het assortiment zo breed is, was het een uitdaging om alle productinformatie compleet en consistent te houden. Leveranciers stuurden gegevens in verschillende formaten aan, en het kostte veel tijd om dit handmatig te verwerken. Hierdoor duurde het vaak lang voordat producten online kwamen, en soms stond de informatie niet helemaal goed.

Met de inzet van een PIM systeem heeft ANWB hier grip op gekregen. Leveranciersinformatie wordt nu centraal ingelezen en gecontroleerd. Productkenmerken zoals maten, kleuren en technische details zijn altijd compleet en uniform. Daardoor kan ANWB nieuwe producten sneller online zetten en de kwaliteit van de informatie verhogen.

Voor de klant betekent een PIM systeem dat producten makkelijker te vinden zijn, de informatie betrouwbaarder is en de kans op een miskoop kleiner wordt. Voor ANWB betekent het minder retouren, lagere kosten en meer tevreden klanten.

Stap voor stap starten met een PIM systeem

U wilt aan de slag met een PIM systeem, maar waar begint u eigenlijk? Het kan misschien groot en ingewikkeld lijken, maar als u het slim aanpakt, hoeft het helemaal niet zo zwaar te zijn. Het geheim zit in klein beginnen en steeds een stap verder bouwen.

De eerste stap is nadenken over uw doelen. Wat wilt u écht bereiken met een PIM systeem? Misschien wilt u retouren omlaag brengen, sneller nieuwe producten online zetten of uw conversie verhogen. Kies een paar duidelijke doelen, dan hebt u meteen richting en kunt u straks ook meten of u op de goede weg bent.

Daarna kijkt u naar uw data. Waar komt die nu vandaan? Leveranciers leveren vaak Excel-bestanden aan, uw ERP-systeem bevat basisgegevens en misschien gebruikt u ook nog een DAM of losse mapjes voor afbeeldingen. Zet eens op een rij welke bronnen u hebt en naar welke kanalen de data moet: webshop, marktplaatsen, misschien zelfs folders of een kassasysteem. Dat geeft inzicht in de reis die uw productinformatie nu maakt.

Begin vervolgens klein met een pilot. Kies één productgroep of merk en gebruik daar het PIM systeem eerst voor. Bijvoorbeeld uw best verkopende producten of juist die categorie waar veel fouten in zitten. Zo boekt u snel resultaat en ziet u of uw aanpak werkt.

Op basis daarvan kunt u een keuze maken voor de oplossing die het beste bij u past. Wat moet het PIM systeem kunnen? Denk aan koppelingen met bestaande systemen, het aantal gebruikers dat ermee moet werken, workflows, validatieregels en vertalingen. Door dit vooraf duidelijk te hebben, maakt u een betere keuze.

Als de oplossing er is, ontwerpt u een datamodel. Dat klinkt ingewikkeld, maar eigenlijk betekent het gewoon dat u vastlegt welke velden en attributen altijd nodig zijn. Voor kleding zijn dat bijvoorbeeld maten, materialen en kleuren; voor elektronica misschien afmetingen, aansluitingen en energieverbruik. Zo’n datamodel maakt uw productinformatie overzichtelijk en dwingt tot consistentie.

Daarna kijkt u naar de processen en rollen. Wie levert de data aan? Wie vult informatie aan of schrijft teksten? En wie controleert of alles klopt voordat het live gaat? Door dit vooraf goed te verdelen, weet iedereen waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Het PIM systeem ondersteunt dit proces met workflows, zodat niets blijft liggen.

Als dit staat, kunt u de koppelingen maken en een eerste migratie doen. Belangrijk: begin klein. Importeer liever 1.000 producten perfect dan 10.000 halfslachtig. Zo houdt u overzicht en voorkomt u dat fouten zich vermenigvuldigen.

Dan is het tijd om te testen, trainen en live te gaan. Laat uw collega’s oefenen in het PIM systeem, gebruik echte productdata en check of de informatie klopt. Zodra dat goed gaat, kunt u live met uw eerste productgroep.

En tenslotte: meten en verbeteren. Kijk na een paar weken of uw doelen ook echt dichterbij zijn gekomen. Zijn retouren gedaald? Staan producten sneller online? Stijgt de conversie? Zo ja, dan kunt u het PIM systeem stap voor stap uitbreiden naar de rest van uw assortiment.

Op deze manier maakt u in drie maanden een solide start met een PIM systeem, zonder dat u alles tegelijk hoeft te veranderen. Klein beginnen, leren, verbeteren en daarna opschalen: dat is de kracht van een geslaagde implementatie.

De opbrengst van een pim systeem

Een PIM systeem kost natuurlijk geld en vraagt om verandering binnen de organisatie. Maar de opbrengst is vaak groter dan de investering. Bedrijven die een PIM systeem inzetten, merken onder andere:

Minder kosten door minder handmatig werk.
Meer omzet doordat klanten sneller en vaker kopen.
Minder fouten en klachten.
Een voorsprong op concurrenten omdat producten sneller en beter online staan.

De kern

Productinformatie is geen bijzaak, maar een belangrijke factor in het succes van uw bedrijf. Met een PIM systeem zorgt u dat die informatie altijd compleet, betrouwbaar en aantrekkelijk is.

Dat levert niet alleen tevreden klanten op, maar ook lagere kosten, hogere omzet en een duurzamer bedrijf. Of u nu een grote organisatie bent zoals ANWB, of een kleinere webshop die wil groeien: betere productinformatie via een PIM systeem betekent betere bedrijfsresultaten.

Plan uw persoonlijke demo

Geen verplichtingen, wel direct inzicht in hoe u uw productdataketen slimmer inricht.

Ontdek de voordelen van PIM

Plan een vrijblijvend gesprek
met Richard Vriezekolk

Benieuwd naar wat een PIM-oplossing voor jouw bedrijf kan betekenen?
Richard Vriezekolk laat je graag zien hoe andere klanten succesvol starten, resultaten boeken en een sterke business case opbouwen.

Maak een afspraak Nieuwe knop

Recente blogberichten

Waarom midmarket bedrijven Excel moeten inruilen voor een PIM systeem (en hoe THEBO dat deed)

door Arnout Schutte • 17 september 2025

Excel loopt vast zodra u groeit. Ontdek hoe THEBO de overstap maakte naar een PIM systeem: minder fouten, sneller online, schaalbaar en future proof.

5 concrete stappen om uw DPP-strategie te versnellen (met PIM als fundament)

door Arnout Schutte • 3 september 2025

Een sterk PIM systeem is de verborgen motor achter een succesvolle DPP-strategie. Terwijl veel bedrijven nog afwachten, kunt u nu al voorsprong pakken. Ontdek de 5 concrete stappen om klaar te zijn voor het Digitaal Product Paspoort – en uw productdata écht toekomstbestendig te maken.

Waarom u uw PIM-investering voor 2026 nú moet starten (en hoe u voorkomt dat u straks te laat bent)

door Arnout Schutte • 18 augustus 2025

Productinformatiebeheer is niet nieuw. Maar de rol van productdata is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Waar productinformatie vroeger vooral diende om een product in een webshop te tonen, is het nu hét fundament voor digitale handel. Meer kanalen U verkoopt waarschijnlijk niet meer alleen via uw eigen webshop, maar ook via marketplaces, social commerce en fysieke kanalen die digitaal gevoed worden. AI en personalisatie AI-toepassingen zoals aanbevelingen, zoekoptimalisatie en contentcreatie hebben rijke, gestructureerde data nodig. Zonder betrouwbare productinformatie haalt u hier weinig rendement uit. Regelgeving Vanuit de EU komt het Digital Product Passport (DPP) eraan. U wordt verplicht om uitgebreide informatie over duurzaamheid, herkomst en samenstelling van producten te ontsluiten. Klantverwachtingen Consumenten vergelijken producten sneller dan ooit. Incomplete of foutieve data leidt direct tot omzetverlies en reputatieschade. Met Excel-lijsten of versnipperde systemen redt u het niet meer. Organisaties die blijven improviseren, merken dat fouten, vertragingen en frustratie zich opstapelen. Een PIM oplossing is daarom geen nice-to-have meer, maar een strategische randvoorwaarde. Waarom de klok tikt Het idee om “volgend jaar” met PIM aan de slag te gaan, klinkt aantrekkelijk. Maar uitstel heeft consequenties. Budgetcyclus De meeste organisaties stellen hun investeringsbudgetten in Q3 en Q4 van het jaar ervoor vast. Als u PIM pas in 2026 op de agenda zet, schuift de daadwerkelijke start vaak door naar 2027. Doorlooptijd Een PIM-project is geen quick fix. Afhankelijk van de complexiteit duurt een implementatie gemiddeld zes tot twaalf maanden. Start u in 2026, dan plukt u pas in 2027 de vruchten. Concurrentievoordeel Wie nu start, profiteert in 2026 al van efficiëntere processen, snellere productlanceringen en een betere klantervaring. De voorsprong die uw concurrent dan heeft, haalt u niet zomaar in. Wetgeving en compliance Het Digital Product Passport en duurzaamheidsrichtlijnen zijn niet optioneel. Bedrijven die wachten, riskeren boetes of reputatieschade omdat hun data simpelweg niet op orde is. De denkfout: “we wachten tot volgend jaar” Veel organisaties schuiven een PIM-investering voor zich uit. Vaak met de gedachte: “Excel werkt voorlopig nog” of “we hebben nu geen tijd”. De realiteit is dat uitstel vrijwel altijd leidt tot hogere kosten en meer druk later. Bedrijven die te laat beginnen, moeten vaak onder hoge tijdsdruk alsnog implementeren. Dat betekent hogere kosten, meer weerstand intern en minder grip op de kwaliteit. Kortom: wachten lost niets op, het vergroot alleen de pijn. Hoe u nú slim begint met een PIM-investering Het goede nieuws: u hoeft niet alles in één keer te beslissen of te implementeren. Er zijn slimme manieren om nu alvast de basis te leggen. Stap 1: Quick scan van uw huidige situatie Breng in kaart hoe u nu met productdata omgaat: Waar ontstaan fouten? Hoeveel tijd gaat verloren aan handmatig werk? Welke kanalen zijn lastig te bedienen? Hoe afhankelijk bent u van individuele medewerkers? Een objectieve scan laat vaak direct zien waar de pijn zit en hoeveel u kunt besparen. Stap 2: Businesscase maken PIM lijkt soms een grote investering, maar de verborgen kosten van géén PIM zijn vaak veel groter. Denk aan: omzetverlies door foutieve data, vertragingen in productlanceringen, dubbele handelingen in verschillende systemen, frustratie en verloop bij medewerkers. Een onderbouwde businesscase laat zien dat PIM zich meestal binnen 1 à 2 jaar terugverdient. Stap 3: Draagvlak creëren bij directie en stakeholders Presenteer PIM niet als een IT-project, maar als een strategisch fundament voor groei, compliance en klantbeleving. Zo vergroot u de kans op draagvlak én budget. Stap 4: Voorbereiden op selectie en implementatie Inventariseer welke kanalen, integraties en workflows voor u cruciaal zijn. Kijk naar partners die ervaring hebben in uw branche en schaalgrootte. Stap 5: Begin klein met een pilot of voorportaal U hoeft niet meteen een groot PIM-project te starten. Met een voorportaal, zoals een Product Data Loader, kunt u leveranciersdata automatisch en foutloos inlezen. Zo ervaart u snel de voordelen, bouwt u ervaring op en legt u de basis voor een volledige PIM-implementatie. Wat levert het u op in 2026? Als u nu begint, staat u in 2026 sterker. Denk aan: Minder fouten, minder frustratie: medewerkers besteden hun tijd niet langer aan handmatig overtypen, maar aan waardevolle taken. Snellere productlanceringen: nieuwe producten staan binnen dagen, niet weken, online. Sterke basis voor AI: gestructureerde productdata maakt AI echt waardevol in personalisatie, contentcreatie en search. Klaar voor Digital Product Passport: geen paniekvoetbal, maar een gecontroleerde aanpak richting compliance. Betere samenwerking: leveranciers leveren data in één keer goed aan en partners kunnen vertrouwen op consistente informatie. Het verschil tussen wél of géén PIM in 2026 is enorm. Kortom De boodschap is duidelijk: wie in 2026 wil profiteren van een PIM-oplossing , moet in 2025 beginnen. Budgetten worden dit jaar gemaakt, implementaties kosten tijd en de eisen aan productdata worden alleen maar groter. Uitstel betekent achterstand. Begin daarom met een scan, een businesscase of een pilot en zorg dat uw organisatie in 2026 klaarstaat voor de toekomst. Wilt u weten waar uw organisatie staat en hoe u zich nú kunt voorbereiden? Vraag onze demo aan.