Waarom een PIM-systeem uw productdata-probleem niet oplost

Veel organisaties investeren in een PIM-systeem omdat hun productdata niet meer beheersbaar lijkt. Productinformatie staat verspreid over verschillende systemen. Teams werken met Excelbestanden. Nieuwe producten handmatig invoeren kost veel tijd. En productinformatie verschilt per kanaal.

De conclusie is dan vaak snel getrokken: er moet een PIM-systeem komen.

En in veel gevallen is dat ook een logische stap. Een PIM kan helpen om productinformatie centraal te beheren en te publiceren naar verschillende kanalen.

Maar wat wij in de praktijk vaak zien, is dat het grootste probleem niet in het PIM-systeem zit. Het zit eerder in het proces daarvoor.

Waar productdata echt complex wordt

Wanneer organisaties een PIM-project starten, kijken ze vaak voor het eerst goed naar hun productdata. En dan blijkt al snel hoe complex die data eigenlijk is. Productinformatie komt meestal uit verschillende bronnen:

• Excelbestanden van leveranciers
  
• PDF-specificaties
  
• ERP-exports
  
• productcatalogi
  
• losse afbeeldingen en mediabestanden

Elke leverancier gebruikt zijn eigen datastructuur. Velden hebben verschillende namen, specificaties worden op verschillende manieren beschreven en productinformatie is vaak incompleet.

Voordat deze data bruikbaar is in een PIM-systeem, moet ze eerst worden:

• opgeschoond
• gestructureerd
• gecontroleerd
• verrijkt

In veel organisaties gebeurt dat nog grotendeels handmatig.

De verborgen bottleneck: productdata onboarding

In gesprekken met klanten zien we vaak dat het meeste werk niet zit in het beheren van productdata, maar in het verwerken van productinformatie voordat deze in een systeem terechtkomt.

Teams besteden veel tijd aan:

• het kopiëren van productinformatie
  
• het mappen van velden
• het corrigeren van fouten
• het aanvullen van ontbrekende data

Wanneer productcatalogi klein zijn, lijkt dit proces nog werkbaar.

Maar zodra organisaties groeien, wordt het een structurele bottleneck.

Waarom handmatige productdata niet schaalbaar is

Stel dat een organisatie duizend nieuwe producten per jaar toevoegt. Wanneer het gemiddeld vijftien minuten kost om productinformatie te verwerken, betekent dat al snel meer dan tweehonderdvijftig uur handmatig werk per jaar. Dat staat gelijk aan meer dan zes volledige werkweken, alleen voor productdata-invoer. En dat is nog exclusief:

• correcties
• updates
• vertalingen
• kanaalspecifieke aanpassingen

Bij grotere organisaties lopen deze aantallen snel verder op. Wat we dan vaak zien, is dat teams steeds meer tijd besteden aan productdata, terwijl de snelheid waarmee producten op de markt moeten komen juist toeneemt.

Het resultaat:

• productlanceringen duren weken of maanden
• productinformatie verschilt per kanaal
• teams besteden uren aan Excel
• internationale schaalbaarheid wordt moeilijk

In veel organisaties wordt productdata daardoor een rem op groei.

Waarom een PIM alleen niet voldoende is

Een PIM-systeem kan veel van deze problemen oplossen, maar alleen wanneer de productdata die erin terechtkomt goed georganiseerd is. Een PIM-platform helpt organisaties productinformatie te beheren en distribueren. Maar het systeem kan niet automatisch oplossen hoe productdata binnenkomt.

Wanneer productinformatie nog steeds handmatig moet worden verwerkt voordat deze in het PIM terechtkomt, blijft een groot deel van het probleem bestaan. De echte efficiëntie ontstaat pas wanneer het hele proces rondom productdata wordt geautomatiseerd, niet alleen het beheer ervan.

Van PIM-project naar productdata-strategie

De organisaties die hun productdata succesvol opschalen, kijken daarom breder dan alleen een PIM-implementatie. Zij bouwen een complete productdata-infrastructuur. In de praktijk zien we meestal drie stappen.

1. Productdata onboarding automatiseren

Productdata van leveranciers en andere bronnen wordt automatisch geïmporteerd en gestructureerd. Hierdoor verdwijnt een groot deel van het handmatige werk.

2. Productdata centraliseren

Met een PIM-systeem wordt productinformatie op één plek beheerd. Teams werken vanuit één centrale bron van waarheid.

3. Productdata distribueren

Productinformatie wordt automatisch gepubliceerd naar verschillende kanalen. Webshops, marketplaces en partners ontvangen altijd consistente productinformatie.

Wanneer deze drie stappen samenkomen, ontstaat een schaalbare productdata-omgeving.

Productdata als fundament voor digitale groei

Steeds meer organisaties realiseren zich dat productdata niet alleen een operationeel proces is. Het is een fundamenteel onderdeel van hun digitale infrastructuur. Net zoals ERP-systemen processen structureren en CRM-systemen klantinformatie centraliseren, vormt productdata de basis voor e-commerce, marketing en internationale groei.

Bedrijven die hun productdata goed organiseren, kunnen sneller nieuwe producten lanceren, beter inspelen op marktkansen en efficiënter samenwerken met partners en leveranciers. Maar dat begint niet met het kiezen van een PIM-systeem. Het begint met het oplossen van een fundamenteler probleem: hoe productdata de organisatie binnenkomt.

De belangrijkste les

Veel organisaties starten een PIM-project omdat productdata niet meer schaalbaar is. Maar wat wij in de praktijk vaak zien, is dat de grootste uitdaging niet in de software zit. Het echte knelpunt ligt eerder in het proces: hoe productdata wordt verwerkt voordat deze in een systeem terechtkomt.

Zolang productinformatie handmatig moet worden verwerkt, blijft inefficiëntie bestaan. Daarom kijken steeds meer organisaties niet alleen naar PIM, maar naar het volledige productdata-proces.

En juist daar ligt vaak de grootste winst.

Wilt u weten waar uw organisatie staat en hoe u zich nu al kunt voorbereiden op schaalbare productdata?

Vraag een demo aan en ontdek hoe productdata-automatisering uw processen kan versnellen.

Geen verplichtingen, wel direct inzicht in hoe u uw productdataketen slimmer inricht.