Je ERP is geen PIM. En dat is geen kritiek op je ERP.

Een ERP is het financiële en operationele hart van je bedrijf. Het draait om transacties: wat kopen we in, wat verkopen we, wat ligt er op voorraad en wat kost het?

Denk aan:

• Artikelcodes, EAN-codes en prijzen
• Voorraad, inkoop en logistiek
• Orders, facturatie en boekhouding
• Klant- en leveranciersgegevens

Veel ERP-systemen bieden ook ruimte voor productteksten, kenmerken en afbeeldingen. Voor een overzichtelijk assortiment en een beperkt aantal kanalen kan dat prima voldoen.

Maar zodra je werkt met uiteenlopende productgroepen, meerdere talen en verschillende kanaaleisen, wordt het beheer ingewikkelder. Je hebt dan meer nodig dan extra velden: een flexibel datamodel, verrijkingsprocessen en inzicht in welke informatie nog ontbreekt.

Een artikel administratief op orde hebben, betekent nog niet dat het verkoopklaar is.

Een PIM, Product Information Management, is bedoeld om productinformatie centraal te structureren, te verrijken en geschikt te maken voor je verkoopkanalen.

Denk aan:

• Productteksten, specificaties en kenmerken per productgroep
• Afbeeldingen, video's, handleidingen en certificaten
• Vertalingen voor verschillende markten
• Varianten, zoals maten en kleuren onder één model
• Kanaalspecifieke informatie voor webshops, marketplaces, dealers en printcatalogi

Marketing werkt aan teksten. Productmanagement beheert specificaties. Leveranciers leveren aanvullende gegevens aan.

In een goed ingericht PIM is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en welke informatie nodig is voordat een product gepubliceerd kan worden. Vervolgens kan die informatie via koppelingen naar de juiste kanalen worden verspreid.

Het ERP weet welk artikel je verkoopt. Het PIM helpt je klant begrijpen wat hij koopt.

Stel, je bent een groothandel met 5.000 artikelen. Je verkoopt via je eigen webshop, marketplaces en een netwerk van dealers.

In je ERP staat de artikelbasis netjes geregistreerd. Ieder artikel heeft een nummer, een EAN-code, een prijs en een voorraadstand.

Maar een dealer vraagt om uitgebreide technische specificaties. Een marketplace stelt andere eisen dan je webshop. Marketing wil nieuwe productfoto's toevoegen en voor de Duitse markt zijn vertalingen nodig.

Waar staat die informatie?

Een deel in het ERP. Een deel in Excel. Afbeeldingen staan op een gedeelde schijf en de nieuwste productteksten zitten nog in een mailbox.

Dus begint het verzamelen. Collega's voegen bestanden samen, vragen ontbrekende gegevens op en controleren welke versie klopt. Ondertussen wachten nieuwe producten op publicatie.

Met een PIM kun je die informatie centraal beheren en wijzigingen vanuit één plek doorgeven. Maar daarmee is nog niet al het handwerk opgelost.

Want hoe komt die informatie eigenlijk binnen?

De ene leverancier stuurt Excel, de andere levert een CSV-bestand of biedt een API. Veldnamen verschillen, eenheden sluiten niet aan en verplichte kenmerken ontbreken.

Als je team iedere levering eerst handmatig moet opschonen en ombouwen, blijft dat werk bestaan. Ook met een PIM.

Daarom is het belangrijk om verder te kijken dan de plek waar je productinformatie beheert. Kijk ook naar het proces ervoor:

• Hoe worden leveranciersgegevens gekoppeld aan jouw datamodel?
• Kunnen eenheden en schrijfwijzen automatisch worden gelijkgetrokken?
• Wordt ontbrekende of ongeldige informatie vroeg gesignaleerd?
• Kunnen volgende leveringen met dezelfde regels worden verwerkt?

Door die stappen herhaalbaar in te richten, hoeft je team minder bestanden product voor product te corrigeren. Medewerkers kunnen zich richten op uitzonderingen en informatie die inhoudelijke aandacht vraagt.

Goede productdata begint vóór je PIM.

Lees ook: Supplier onboarding: leveranciersdata in productie zonder copy-paste.

Herken je meerdere van deze signalen? Dan is het tijd om te onderzoeken of de inrichting van je productdataproces nog past bij je organisatie.

1. Productinformatie leeft in Excel

Marketing heeft een spreadsheet, de webshopbeheerder een eigen versie en leveranciers sturen regelmatig nieuwe bestanden.

Iedereen werkt aan dezelfde producten, maar niemand weet zeker welke informatie actueel is.

Excel is daarbij niet het probleem. Het wordt kwetsbaar wanneer losse bestanden de vaste verbinding vormen tussen mensen, systemen en verkoopkanalen.

2. Extra velden zijn de standaardoplossing

Het begon met één productkenmerk. Inmiddels kom je velden tegen als ‘Omschrijving_lang_2’ en ‘Kenmerk_extra_NL’.

Een extra veld is op zichzelf geen probleem. Maar als iedere nieuwe productgroep, taal of kanaaluitbreiding om aanpassingen vraagt, wordt je inrichting steeds lastiger te onderhouden.

3. Een nieuw product staat op voorraad, maar nog niet online

Het artikel staat in het ERP. De prijs is bekend en de voorraad is beschikbaar.

Toch ontbreken afbeeldingen, specificaties of commerciële teksten. En niemand heeft precies zicht op wat er nog moet gebeuren of wie daarvoor verantwoordelijk is.

De vertraging zit dan in het verzamelen, verrijken en goedkeuren van productinformatie. Daar helpt alleen een extra opslagplek onvoldoende: je hebt ook een duidelijk proces nodig.

4. Ieder verkoopkanaal vraagt opnieuw handwerk

Je webshop, marketplaces en dealers stellen verschillende eisen. Dus maakt iemand voor ieder kanaal een aparte export en past die handmatig aan.

Bij elke productwijziging begint een deel van dat werk opnieuw.

Met kanaalregels en geautomatiseerde publicatie kun je die terugkerende werkzaamheden verminderen en informatie consistenter verspreiden.

5. Vertalingen raken achter op wijzigingen

Je hebt de Duitse productteksten vertaald. Daarna verandert de Nederlandse omschrijving of een technische specificatie.

Wie ziet dat de vertaling opnieuw aandacht nodig heeft?

Een goed ingericht PIM helpt om taalversies te beheren en zichtbaar te maken welke informatie moet worden bijgewerkt. Vertaalworkflows kunnen daarbij werk automatiseren, met inhoudelijke controle waar die nodig is.

ERP en PIM hebben ieder hun eigen rol. De belangrijkste afspraak is daarom: leg per gegeven vast welke bron leidend is.

Hoe je dat inricht, verschilt per organisatie. In veel situaties is dit een logisch uitgangspunt:

Het ERP kan de artikelbasis leveren, terwijl leveranciers en andere bronnen aanvullende informatie aanleveren. Na verwerking, verrijking en controle stroomt de juiste informatie door naar je kanalen.

Daarbij hoeft niet alle beschikbare leveranciersdata direct een artikel in je ERP te worden. Je kunt eerst gegevens verzamelen en beoordelen, en daarna bepalen welke producten je daadwerkelijk in je assortiment opneemt.

Zo ondersteun je de operatie én de voorbereiding van nieuwe producten.

Je ERP is geen PIM. Dat hoeft ook niet.

De vraag is waar je team iedere week tijd verliest. Aan leveranciersbestanden ombouwen? Ontbrekende specificaties opvragen? Productteksten kopiëren? Of exports per verkoopkanaal aanpassen?

Daar begint een zinvolle afweging.

Soms helpen betere afspraken en een slimmere inrichting van je bestaande systemen. Soms is PIM een logische volgende stap. En vaak vraagt de aanvoer van productdata minstens zoveel aandacht als het beheer ervan.

Bij ConnectingTheDots kijken we daarom naar de hele productdataflow: van de eerste leveranciersgegevens tot publicatie in je verkoopkanalen.

Samen brengen we in kaart waar handwerk en vertraging ontstaan, welke systemen leidend moeten zijn en waar automatisering het meeste kan opleveren.

Bespreek jouw productdataproces

Liever eerst zelf verder lezen? Bekijk welke PIM-features helpen om productdata schaalbaar te verwerken.