Door Luna Markerink, Sales Consultant
Wanneer heb je een PIM nodig? Herken deze 5 signalen.
Meer producten, meer leveranciers, een nieuw verkoopkanaal. Je organisatie groeit. Maar groeit de manier waarop je productdata verwerkt ook mee?
Een PIM-systeem wordt relevant wanneer het beheren van productinformatie structureel te veel handwerk, fouten of vertraging oplevert. Je merkt het aan producten die blijven liggen, informatie die per kanaal verschilt en collega’s die steeds dezelfde gegevens corrigeren.
De signalen zijn vaak al zichtbaar voordat iemand over nieuwe software begint. Deze vijf helpen je bepalen waar je staat en wat aandacht vraagt.
1. Je assortiment groeit. Het handwerk groeit mee.
Een nieuw merk toevoegen zou ruimte moeten geven om te groeien. In de praktijk levert het je team eerst een stapel werk op.
Bestanden uitpluizen. Kolommen omzetten. Afbeeldingen koppelen. Ontbrekende specificaties opvragen. Bij de volgende leverancier begint het opnieuw.
Zolang het om een paar producten gaat, lukt dat nog. Maar als iedere uitbreiding dezelfde handmatige stappen vraagt, bepaalt de capaciteit van je team hoeveel assortiment je kunt aanbieden. Producten zijn beschikbaar, maar staan nog niet te koop.
Een PIM helpt productinformatie gestructureerd te beheren en te verrijken. De winst wordt groter als je ook de aanvoer organiseert: leveranciersdata automatisch omzetten naar jouw datamodel, controleren en klaarzetten voor verwerking.
De check: hoeveel werk komt er bij als je morgen een nieuwe leverancier aansluit? En hoeveel daarvan hebben jullie voor andere leveranciers al eerder gedaan?
2. Elk verkoopkanaal vraagt opnieuw aandacht.
Een productomschrijving aanpassen in de webshop. Dezelfde wijziging doorvoeren op een marketplace. Daarna controleren of het B2B-portaal nog klopt.
Als dezelfde informatie op meerdere plekken wordt bijgehouden, vraagt iedere wijziging opnieuw aandacht. Ergens blijft een oude afbeelding staan of ontbreekt een belangrijke specificatie.
Tegelijk hoeft productinformatie niet overal identiek te zijn. Een marketplace stelt andere eisen dan je eigen webshop. Een zakelijke afnemer heeft soms andere informatie nodig dan een consument.
Je hebt daarom een betrouwbare productbasis nodig, met ruimte voor verschillen per kanaal. Vanuit PIM beheer je de gedeelde informatie en bepaal je welke content, attributen en formaten elk kanaal ontvangt.
Zo wordt een extra verkoopkanaal beter beheersbaar.
De check: op hoeveel plekken moet je iets aanpassen als één productkenmerk verandert?
3. Je belangrijkste productdataproces zit in het hoofd van een collega.
Er is iemand die precies weet welk bestand klopt. Welke macro je moet draaien. Waarom je bij die ene leverancier twee kolommen moet omwisselen.
Dat werkt, totdat die collega op vakantie gaat.
Excel kan prima voldoen voor een overzichtelijk assortiment. De kwetsbaarheid ontstaat wanneer bestanden, uitzonderingen en persoonlijke kennis samen een bedrijfskritisch proces vormen. Dan wordt uitbreiden lastig en overdragen tijdrovend.
Centrale productinformatie helpt. Duidelijke afspraken over eigenaarschap, bewerkingen en controles zijn minstens zo belangrijk. Leg vast welke bron leidend is, wie informatie mag aanpassen en wanneer een product klaar is voor publicatie.
Een goed ingericht PIM maakt die afspraken uitvoerbaar en wijzigingen inzichtelijk.
De check: kan een collega het proces overnemen zonder eerst uitgebreid uitleg te krijgen over bestanden en uitzonderingen?
4. Je ontdekt ontbrekende informatie pas als een klant erom vraagt.
Een klant vraagt naar de afmetingen. Een marketplace keurt een artikel af. Je ontdekt dat het filter op materiaal een deel van het assortiment overslaat.
De informatie ontbreekt al langer. Alleen was dat intern nog niet zichtbaar.
Bij een groeiend assortiment kun je niet iedere productpagina handmatig nalopen. Je hebt vooraf duidelijke kwaliteitseisen nodig: welke gegevens zijn verplicht, welke waarden zijn toegestaan en wat vraagt ieder verkoopkanaal?
In PIM kun je die regels per productcategorie en kanaal vastleggen. Daarmee ziet je team welke producten aandacht nodig hebben en wat er nog moet gebeuren.
Controleer daarbij ook de inhoud. Een ingevuld veld kan nog steeds de verkeerde eenheid, een onbruikbare waarde of tegenstrijdige informatie bevatten. Hoe eerder je dat opvangt, hoe minder correctiewerk er verderop ontstaat.
De check: weet je welke producten klaar zijn voor publicatie, en kun je zien waarom de rest nog niet klaar is?
5. Je producten wachten langer dan je commerciële planning toelaat.
Een nieuwe collectie is binnen. De campagne staat gepland. De productinformatie is nog onderweg tussen inkoop, marketing en e-commerce.
Niemand is de hele week met één product bezig. Toch duurt het weken voordat het online staat.
De vertraging zit vaak tussen de werkzaamheden. Wachten op een bestand, een correctie, ontbrekend beeld of goedkeuring. Als die stappen verspreid zijn over mailboxen en spreadsheets, blijft onduidelijk waar een product vastloopt.
Workflows helpen om taken, verantwoordelijkheden en voortgang zichtbaar te maken. Maar kijk ook naar wat er vóór die workflow gebeurt. Moet iemand iedere leveranciersaanlevering eerst handmatig geschikt maken? Dan begint de wachtrij al voordat de data PIM bereikt.
De check: hoeveel tijd zit er tussen het ontvangen van leveranciersdata en publicatie? En welk deel daarvan is verwerken, corrigeren of wachten?
Herken je de signalen? Kijk eerst waar het vastloopt.
Meerdere terugkerende signalen zijn een goede reden om je productdataproces opnieuw te bekijken. Onderzoek daarbij de hele route: van leveranciersbestand tot verkoopkanaal.
Staat informatie verspreid en ontbreekt centraal beheer? Dan kan PIM veel oplossen. Kost vooral het verwerken van leveranciersbestanden tijd? Dan vraagt ook de aanvoer aandacht. Blijven producten wachten op beslissingen? Dan moeten verantwoordelijkheden en werkafspraken duidelijker worden.
Een centrale database neemt die oorzaken niet vanzelf weg.
Daarom begint ConnectingTheDots bij de bron. Met Import & Onboarding worden leveranciersgegevens verzameld, gestructureerd en gecontroleerd. Vanuit die basis kan productinformatie worden beheerd, verrijkt en gepubliceerd.
Goede productdata begint vóór je PIM.
Die aanpak helpt je meer producten, leveranciers en kanalen te verwerken, terwijl je grip houdt op kwaliteit en het werk voor je team.
Wanneer heb je nog geen PIM nodig?
Als je assortiment overzichtelijk is, informatie weinig verandert en je huidige werkwijze betrouwbaar blijft, kan een webshop, ERP en een goed beheerd bestand voorlopig voldoende zijn.
Het aantal producten alleen bepaalt de keuze niet. Ook het aantal leveranciers, talen, kanalen en betrokken collega’s telt mee. Kijk vooral naar hoeveel werk nodig is om informatie actueel, compleet en bruikbaar te houden.
Maak die afweging concreet: hoeveel tijd gaat er naar terugkerende correcties? Welke productlanceringen lopen vertraging op? En wat verandert er als je assortiment verder groeit?
Zo beoordeel je of een investering past bij de problemen die je wilt oplossen.
Ontdek waar jouw productdata vastloopt.
Herken je de signalen, maar twijfel je waar je moet beginnen? Beantwoord acht vragen over jouw productdata en ontdek welke knelpunten eerst aandacht verdienen.
Geen registratie nodig.